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Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Was dir die U1-Umlage zurückholt, und wie du den richtigen Satz wählst

Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten bekommen über die U1-Umlage 40 bis 80 Prozent des fortgezahlten Bruttolohns zurück, je nach gewähltem Satz. Der höhere Satz kostet aber jeden Monat mehr Umlage, und je nach Kasse rechnet er sich erst ab 26 bis 31 bezahlten Krankheitstagen je Kopf und Jahr. Hier ist die Rechnung für beide Seiten.

Alex Riesenkampff

Alex Riesenkampff

2. September 2026 · 17 Min. Lesezeit · Markdown

Die U1-Umlage erstattet dir als Arbeitgeber mit in der Regel bis zu 30 Beschäftigten zwischen 40 und 80 Prozent des Bruttolohns, den du kranken Mitarbeitenden fortzahlst (AAG § 1). Welchen Satz du bekommst, wählst du selbst bei deiner Krankenkasse, für ein ganzes Jahr im Voraus. Der höhere Satz kostet dich aber jeden Monat mehr Umlage, auf die gesamte Lohnsumme, und deshalb lautet die kurze Antwort für die meisten Betriebe: Er lohnt sich nicht. Bei TK, Barmer und AOK Bayern rechnet sich der Sprung auf 80 Prozent erst ab rund 26 bis 31 bezahlten Krankheitstagen je Kopf und Jahr; die AOK-Auswertung für Hotels, Pensionen und Gasthöfe im Rheinland kommt für 2025 überschlägig auf etwa 15.

Dieser Beitrag rechnet beide Seiten durch, die Erstattung und die laufende Umlage, und liefert dir einen Schwellenwert, den du gegen deine eigene Lohnabrechnung halten kannst. Dazu: wie und wann du den Satz überhaupt wechseln kannst, was für Minijobber anders läuft, wer bei der 30-Beschäftigten-Grenze wirklich mitzählt, und wie das Geld am Ende tatsächlich auf deinem Konto landet.

Was die U1-Umlage ist, und wer teilnehmen muss

Die U1-Umlage ist Teil des gesetzlichen Ausgleichsverfahrens (AAG) für kleine Betriebe. Betriebe mit in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigten sind kraft Gesetz zur Teilnahme verpflichtet, und ihre Krankenkasse erstattet ihnen dafür einen Teil des Bruttoarbeitsentgelts, das sie kranken Mitarbeitenden fortzahlen. Der Gesetzestext selbst nennt 80 Prozent als Bezugsgröße (AAG § 1 Abs. 1), das ist aber nur der obere Referenzwert. § 9 Abs. 2 AAG erlaubt jeder Krankenkasse, in ihrer eigenen Satzung mehrere Erstattungssätze anzubieten, mit einer gesetzlichen Untergrenze von 40 Prozent. Deshalb sehen die Tarife von Kasse zu Kasse unterschiedlich aus.

Eine Sache im Gesetz liest sich großzügiger, als sie in der Praxis ist, und sie verzerrt jede Überschlagsrechnung um rund ein Fünftel. § 1 Abs. 1 Nr. 2 AAG zählt die Arbeitgeberanteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag ausdrücklich zu den erstattungsfähigen Aufwendungen. Über ihre Satzung dürfen die Kassen das aber beschränken, und bei allen sieben Kassen, die es öffentlich ausformulieren, steht dasselbe. Bei der TK sind die Arbeitgeberbeiträge "pauschal mit der Erstattung des Entgelts abgegolten", die Barmer schreibt schlicht "Die Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen werden nicht erstattet", die pronova BKK ergänzt "Eine zusätzliche Auszahlung erfolgt nicht". DAK, SBK und BAHN-BKK formulieren dieselbe Regel. Die IKK Südwest macht die Mechanik sichtbar: In ihrem Erstattungssatz steckt bereits ein "Zuschlag in Höhe von 10 Prozent des fortgezahlten Arbeitsentgelts zur Abgeltung des darauf entfallenden Arbeitgeberanteils".

Rechne deshalb auf dem reinen Bruttolohn, nicht auf Lohn plus Lohnnebenkosten. Weil § 9 Abs. 2 AAG jeder Kasse ihre eigene Satzung überlässt, lohnt trotzdem ein Blick in die deine: Sollte sie die Arbeitgeberanteile ausnahmsweise obendrauf zahlen, fällt deine Erstattung rund ein Fünftel höher aus und der Schwellenwert im nächsten Abschnitt entsprechend niedriger. Beim Mutterschafts-Ausgleich U2 ist das übrigens der Normalfall, dort erstatten mehrere Kassen die Arbeitgeberanteile pauschal zusätzlich. Die beiden Verfahren funktionieren an dieser Stelle also gegensätzlich.

U1-Erstattungssätze und die zugehörige Umlage, nach Krankenkasse
Techniker Krankenkasse50 % (1,30 %)70 % (2,10 %)80 % (3,20 %)
Barmer50 % (1,90 %)65 % (2,50 %)80 % (4,00 %)
DAK-Gesundheit, seit 1.9.202650 % (0,8 %)70 % (1,3 %)80 % (1,8 %)
IKK classic, seit 1.8.202650 % (2,0 %)kein mittlerer Tarif65 % (2,8 %)
AOK Bayern50 % (1,6 %)70 % (2,5 %)80 % (3,7 %)
Prozentwert in Klammern ist der zugehörige Umlagesatz auf den Bruttolohn. Die Tabelle zeigt je Kasse drei Stufen; DAK und AOK Bayern führen zusätzlich einen 60-Prozent-Tarif (1,0 beziehungsweise 2,1 Prozent), IKK classic nur die beiden gezeigten. Als Regelsatz ausgewiesen sind die mittleren Stufen bei TK, Barmer und DAK; die AOK Bayern nennt keinen. Die Sätze ändern sich unterjährig: Bei der DAK lag derselbe 80-Prozent-Tarif von Januar bis August 2026 noch bei 3,9 Prozent. Quelle: jeweilige Kasse, Stand 2. September 2026.

Fünf Kassen, fünf verschiedene Tarifleitern, und keine bundesweit einheitliche Zahl. IKK classic bietet nur zwei Sätze an und gar keinen bei 80 Prozent, DAK und AOK Bayern führen vier Stufen, die TK und die Barmer drei. Auch die Sätze selbst stehen nicht fest: Die DAK hat ihre Umlagen zum 1. September 2026 deutlich gesenkt, IKK classic einen Monat früher. Wer bei seiner eigenen Kasse nicht nachsieht, weiß weder, welche Optionen zur Wahl stehen, noch, was sie aktuell kosten.

Ein Detail entscheidet darüber, wie diese Tabelle für dich zu lesen ist: Die Wahl triffst du nicht einmal für den Betrieb, sondern mit jeder Krankenkasse einzeln, bei der eine deiner Kräfte versichert ist. Die acht Festangestellten einer Bäckerei können bei vier verschiedenen Kassen liegen, und dann führst du vier getrennte Rechnungen, jede nur über den Lohnanteil und die Krankheitstage der dort versicherten Personen. Das ist mehr Arbeit, aber auch eine Chance: Du kannst bei der einen Kasse hochgehen und bei der anderen unten bleiben.

Der höhere Satz hat zwei Seiten, und die meisten sehen nur eine

Auf der Erstattungsseite sieht der höhere Tarif immer gut aus. Bei einer Servicekraft in einer Bar mit 2.600 Euro brutto und zwei Wochen Krankschreibung, also zehn Arbeitstagen, zahlst du rund 1.200 Euro Bruttolohn fort und bekommst beim niedrigsten Satz (50 Prozent) 600 Euro zurück, beim höchsten (80 Prozent) 960 Euro, ein Unterschied von 360 Euro. Der Haken steht nicht in dieser Rechnung: Den höheren Satz zahlst du das ganze Jahr über auf die gesamte Lohnsumme, auch in den Monaten, in denen niemand krank ist. Für dieselbe Stelle kostet derselbe Sprung von 50 auf 80 Prozent bei den TK-Tarifen rund 593 Euro Umlage im Jahr und übersteigt damit die 360 Euro Mehrerstattung bereits deutlich. Der realistischere kleine Schritt vom Regelsatz auf 80 Prozent kostet dort 343 Euro und bringt bei zehn Krankheitstagen 120 Euro.

Daraus folgt eine überraschend saubere Faustregel, weil sich die Lohnhöhe auf beiden Seiten der Rechnung herauskürzt. Ob sich ein höherer Satz lohnt, hängt nicht davon ab, was du zahlst, sondern nur davon, wie viele bezahlte Krankheitstage im Schnitt pro Kopf und Jahr anfallen, und wie weit die beiden Tarife deiner Kasse auseinanderliegen.

Ab wie vielen Krankheitstagen lohnt sich der höhere Satz?

%
%
Prozentpunkte
Was der teurere Tarif pro Jahr mehr an Umlage kostet
792
Ab so vielen bezahlten Krankheitstagen je Kopf und Jahr lohnt sich der teurere Tarif
29 Tage

Voreingestellt ist der TK-Schritt vom Regelsatz auf den höchsten Tarif: 2,10 gegen 3,20 Prozent Umlage bei 10 Punkten Abstand (70 gegen 80 Prozent). Der Schwellenwert gilt in beide Richtungen: Liegt ihr darüber, lohnt der teurere Tarif, liegt ihr darunter, spart der günstigere. Rechenweg: 12 mal 21,67 Arbeitstage mal Umlagedifferenz, geteilt durch den Abstand der Erstattungssätze. Lohnhöhe und Teamgröße kürzen sich heraus, solange sich die Krankheitstage ungefähr gleichmäßig über die Belegschaft verteilen. Gerechnet wird auf dem fortgezahlten Bruttolohn, weil die Arbeitgeberanteile bei den geprüften Kassen im Erstattungssatz abgegolten sind; erstattet deine Kasse sie zusätzlich, liegt der Schwellenwert rund ein Fünftel niedriger. Bei mehreren Krankenkassen rechnest du je Kasse getrennt.

Gegen diesen Schwellenwert lassen sich die Tarifleitern der Kassen direkt vergleichen. Die Schwellen liegen höher, als die Erstattungsseite allein vermuten lässt.

Ab wann sich ein Tarifwechsel rechnet, in bezahlten Krankheitstagen je Kopf und Jahr
Techniker Krankenkasse70 → 80 %: 29 Tagen70 → 50 %: 10 Tagen
Barmer65 → 80 %: 26 Tagen65 → 50 %: 10 Tagen
DAK-Gesundheit, seit 1.9.202670 → 80 %: 13 Tagen70 → 50 %: 7 Tagen
AOK Bayern70 → 80 %: 31 Tagen70 → 50 %: 12 Tagen
IKK classic, seit 1.8.202650 → 65 %: 14 Tagenkein tieferer Tarif
Eigene Berechnung nach der Formel im Rechner, auf Basis der oben genannten Tarife, Stand 2. September 2026. Der DAK-Wert hängt an ihrer Senkung zum 1. September 2026: Nach dem bis August geltenden Tarif (2,4 gegen 3,9 Prozent) lag dieselbe Schwelle bei 39 Tagen. Zum Vergleich: Ein Krankenstand von 5,9 Prozent entspricht überschlägig 15 Arbeitstagen im Jahr.

Gastro Piraten, eine Beratungsfirma mit nach eigenen Angaben über 5.600 beratenen Betrieben im DACH-Raum seit 2010, nimmt sich die Tarifwahl bei jedem neuen Mandat als Erstes vor. Gastronomieberater René Kaplick begründet das so: "Erfahrungsgemäß ist der U1-Satz der erste Punkt, den wir bei einem neuen Mandat anfassen, weil er in etwa der Hälfte der Betriebe nicht zur Belegschaft passt" (Gastro Piraten, 21. Juli 2026). Das ist seine Beratungserfahrung, keine unabhängig erhobene Statistik, aber der Befund passt zur Mechanik: Der Satz wird einmal gewählt und dann meist nicht mehr angefasst, während sich Belegschaft und Krankenstand über die Jahre ändern. Nicht passen heißt dabei nicht automatisch zu niedrig. In einem Betrieb mit hohem Krankenstand kann der Wechsel nach oben deutlich Geld bringen, laut Kaplick in einem seiner Fälle "im ersten Jahr rund 3.400 Euro mehr zurück, als die zusätzliche Umlage kostete" (dieselbe Quelle). In einem Betrieb mit stabiler, selten kranker Stammbesetzung zeigt die Tabelle oben genauso deutlich in die andere Richtung.

Wann und wie du den Satz wechselst

Die Wahl ist nicht laufend möglich, sondern an einen festen Jahrestermin gebunden. Der Erstattungssatz gilt für das ganze Kalenderjahr, und ein Wechsel ist nur bis zur Fälligkeit des Januar-Beitrags möglich, dem drittletzten Bankarbeitstag im Januar (§ 23 Abs. 1 SGB IV), 2026 war das konkret der 28. Januar. Die Barmer schreibt auf ihrer Übersicht der Umlage- und Erstattungssätze: "Der Erstattungssatz kann für das laufende Jahr bis zum Fälligkeitstermin der Umlagebeiträge für den Monat Januar gewählt werden." DAK-Gesundheit legt in eigenen Worten dieselbe Frist fest. Weil § 23 Abs. 1 SGB IV den Termin fest an den drittletzten Bankarbeitstag knüpft, steht er für 2027 bereits fest: Es ist der 27. Januar 2027.

Triffst du keine aktive Wahl, greift der Regelsatz deiner Kasse. Bei der TK und bei DAK-Gesundheit sind das 2026 jeweils 70 Prozent, andere Kassen können einen anderen Standardwert hinterlegt haben. Der Nachteil daran ist weniger die Höhe selbst als die Passivität dahinter: Wer den Regelsatz nie hinterfragt, hat schlicht keine bewusste Entscheidung getroffen. Und weil der Wechsel nur einmal jährlich möglich ist, bindet dich eine im Januar getroffene Wahl auch dann fürs ganze Jahr, wenn dein Team sich unterjährig deutlich ändert, etwa durch eine sommerliche Terrassen-Saison mit mehr Personal und mehr kurzfristigen Ausfällen. Das spricht dafür, die Wahl bewusst am erwarteten Jahresmuster auszurichten und nicht nur an der aktuellen Momentaufnahme im Januar.

Minijobber laufen über ein anderes System

Für Minijobber gilt eine eigene, einfachere Regel. Minijobs laufen nicht über deine eigene Krankenkasse, sondern über die Arbeitgeberversicherung der Minijob-Zentrale, mit einem einzigen festen Satz statt einer Tarifwahl: seit 1. Januar 2026 0,8 Prozent Umlage (zuvor 1,1 Prozent) für eine feste Erstattung von 80 Prozent. Es gibt hier keine Stufen und keine Wahlerklärung, der Satz gilt für alle U1-pflichtigen Minijob-Arbeitgeber gleichermaßen. Details zu den übrigen Pauschalabgaben eines Minijobs zeigt unser Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen in der Gastronomie.

Ein typischer Gastronomiebetrieb hat aber selten nur Minijobber. Sobald mindestens eine sozialversicherungspflichtige Kraft dazukommt, egal ob Vollzeit, Teilzeit oder eine kurzfristige Beschäftigung mit regulärer Anmeldung, läuft für diese Person das wählbare System bei deiner eigenen Krankenkasse, parallel zum festen Minijob-Satz. Für die Lohnbuchhaltung heißt das konkret: zwei U1-Systeme gleichzeitig, mit unterschiedlichen Sätzen, für dieselbe Belegschaft.

Zur Einordnung ein Beispiel mit denselben Rechenschritten wie oben: Bei einer Aushilfe im Café mit 500 Euro Monatslohn und einer Woche Krankschreibung, fünf Arbeitstagen, zahlst du rund 115 Euro Lohn fort (500 Euro geteilt durch 21,67 Arbeitstage, mal 5 Tage). Die Minijob-Zentrale erstattet davon pauschal 80 Prozent, also rund 92 Euro, unabhängig davon, welchen Satz du für deine regulär Beschäftigten gewählt hast. Bei einer vergleichbar bezahlten Teilzeitkraft mit demselben Ausfall hängt die Erstattung dagegen direkt von deiner eigenen Wahlerklärung ab: beim niedrigsten Satz einer Kasse deutlich weniger als 80 Prozent, beim höchsten höchstens genauso viel, denn 80 Prozent sind nach AAG § 1 Abs. 1 auch die Obergrenze. Der feste Minijob-Satz ist also weder durchgehend besser noch schlechter, er ist schlicht kein Hebel, an dem du drehen kannst.

Ab 30 Beschäftigten: was beim Wachsen passiert

Die 30-Beschäftigten-Grenze wird weder als reine Kopfzahl noch am Stichtag gezählt. Auszubildende bleiben bei dieser Zählung nach AAG § 1 Abs. 1 außen vor und schwerbehinderte Beschäftigte nach § 3, alle übrigen zählen nach Wochenstunden gewichtet (Faktor 0,25 bis 10 Stunden, 0,5 bis 20, 0,75 bis 30 und 1,0 darüber), und maßgeblich ist, ob du im Vorjahr in mindestens acht Kalendermonaten unter der Grenze lagst. Die acht Monate müssen nicht zusammenhängen. Nur für einen Betrieb, den es im Vorjahr noch nicht das ganze Jahr gab, gilt der mildere Maßstab der überwiegenden Zahl der Kalendermonate seines Bestehens (§ 3 Abs. 1 AAG), was für eine Neueröffnung der praktisch häufigere Fall ist. Die TK nennt in ihrem Beratungsblatt zusätzlich Bezieher von Vorruhestandsgeld und GmbH-Geschäftsführer als nicht mitzuzählende Gruppen, die KKH führt in ihrem Merkblatt zu § 3 AAG unter anderem noch Beschäftigte in Elternzeit auf.

Für die Küche eines Restaurants mit zwei Azubis ist das keine Kleinigkeit, sondern der Unterschied zwischen zwei gezählten und null gezählten Köpfen. Auf ihren Anspruch wirkt sich das nicht aus: Wird eine Auszubildende krank, ist ihre Entgeltfortzahlung genauso erstattungsfähig wie die aller anderen, sie zählt nur bei der Prüfung der Teilnahme nicht mit. Minijobber und Teilzeitkräfte zählen dagegen ganz normal mit, nur eben mit kleinem Faktor. Und die Kasse schaut rückwärts: Die Feststellung für das laufende Jahr basiert auf dem Vorjahr, nicht auf der aktuellen Belegschaft. Umgekehrt gilt die Teilnahmepflicht auch dann, wenn du ausschließlich Personen beschäftigst, die gar nicht mitgezählt werden, etwa nur Auszubildende.

Wächst dein Betrieb im laufenden Jahr über die Schwelle, etwa durch die Eröffnung eines zweiten Standorts, ändert das an der laufenden Umlagepflicht zunächst nichts. Die Kasse hält ausdrücklich fest, dass die Feststellung "für das gesamte Kalenderjahr" gilt und gültig bleibt, "wenn sich im laufenden Kalenderjahr die Beschäftigtenzahl erheblich ändert" (arbeitgeberversicherung.de). Erst im Folgejahr wirkt sich das Wachstum auf die Teilnahme aus, und wer dann dauerhaft über 30 Beschäftigten liegt, scheidet komplett aus dem Verfahren aus. Eine freiwillige Teilnahme oberhalb der Schwelle ist nicht vorgesehen (personalwissen.de). Für einen wachsenden Betrieb ist das der eigentlich wichtige Termin im Kalender, wichtiger als die Tarifwahl selbst: Wer die Grenze reißt, verliert die gesamte Erstattung, nicht nur einen besseren Satz.

Die Gewichtung nach Wochenstunden macht die Zählung weniger streng, als die reine Kopfzahl vermuten lässt, aber auch weniger übersichtlich. Ein Team aus 20 Vollzeitkräften und 20 Aushilfen mit je bis zu 20 Wochenstunden zählt nicht als 40 Köpfe, sondern als 20 volle Stellen plus 20-mal Faktor 0,5, also 30 gewichtete Beschäftigte, genau an der Schwelle. Kommt eine einzige weitere Teilzeitkraft mit mehr als 20 Wochenstunden dazu, kippt die Zählung im Folgejahr über die Grenze, auch wenn die reine Kopfzahl kaum auffällt. Wer mehrere Standorte oder eine wachsende Aushilfen-Truppe plant, sollte diese Rechnung deshalb einmal im Jahr bewusst nachvollziehen, nicht nur die Lohnliste durchzählen.

Wie du das Geld tatsächlich zurückbekommst

Die Erstattung kommt nicht automatisch und nicht als jährliche Sammelzahlung. Den Antrag auf U1-Erstattung übermittelst du über dein Entgeltabrechnungsprogramm mit dem dafür vorgesehenen Datenbaustein DBAU, für jeden Abrechnungsmonat einzeln an die Krankenkasse der jeweils erkrankten Person; ohne zertifizierte Software läuft es über das kostenlose SV-Meldeportal unter "Erstattungsanträge nach dem AAG" (arbeitgeberversicherung.de). Es gibt also keinen einmaligen Papierantrag im Jahr, sondern eine laufende monatliche Abrechnung, die entweder deine Lohnsoftware oder dein Lohnbüro für dich erledigt, vorausgesetzt sie tun es tatsächlich für jeden Krankheitsfall.

Die Arbeitgeberversicherung der Knappschaft nennt einen einfachen Grund, warum sich saubere Unterlagen lohnen: "Nur bei einem gut ausgefüllten Antrag können wir schnell und ohne Rückfragen handeln." Fehlt eine Angabe zum Krankheitszeitraum oder zur Kasse der betroffenen Person, verzögert das die Erstattung, die Kasse fragt nach, statt einfach zu zahlen. Die Abrechnung läuft dabei nicht jährlich, sondern laufend: "Rechnen Sie jeden Monat einzeln mit uns ab", heißt es dort, jeder Krankheitsfall wird also über den Abrechnungsmonat abgewickelt, in dem die Entgeltfortzahlung tatsächlich gezahlt wurde.

Zwei praktische Fallstricke lohnen zusätzlich einen Blick in die eigenen Unterlagen. Erstens verrechnet die Kasse die Erstattung frühestens im Folgemonat mit deinen Sozialversicherungsbeiträgen, nicht sofort; trägt deine Software den falschen Verrechnungsmonat ein, drohen Säumniszuschläge auf die eigentlich schon beglichenen Beiträge (TK). Zweitens prüfen die Kassen die Teilnahmeberechtigung rückwirkend. Stellt sich heraus, dass ein Betrieb gar nicht umlagepflichtig war, sind die Erstattungen bis zu vier Kalenderjahre rückwirkend rückforderbar, und die Anwaltskanzlei ETL Rechtsanwälte hält fest, dass die zurückzuzahlenden Erstattungsleistungen "häufig ... deutlich höher" ausfallen als die zuvor gezahlten Umlagebeiträge. Das ist ein Argument dafür, die Beschäftigtenzählung aus dem vorigen Abschnitt ernst zu nehmen. Und weil in die andere Richtung niemand nachfragt, lohnt sich einmal im Jahr die Gegenprobe beim Lohnbüro, ob für jeden Krankheitsfall tatsächlich ein Antrag gestellt wurde.

Was du diese Woche tun solltest

Für die meisten Betriebe lautet die ehrliche Antwort: Der Regelsatz ist vermutlich richtig, und das solltest du einmal mit deinen eigenen Zahlen bestätigen statt es zu glauben. Der Krankenstand von 5,9 Prozent, den die AOK-Auswertung für Hotels, Pensionen und Gasthöfe in der Region Rheinland/Hamburg für 2025 ausweist, entspricht überschlägig rund 15 bezahlten Arbeitstagen im Jahr, und damit liegt ein durchschnittlicher Betrieb weit unter den 26 bis 31 Tagen, ab denen sich der Sprung auf den 80-Prozent-Tarif bei TK, Barmer oder AOK Bayern rechnet. Die breiter gefasste Gastgewerbe-Quote derselben AOK-Region liegt mit 4,84 Prozent für 2024 noch niedriger, überschlägig rund 13 Arbeitstage. Für einen solchen Betrieb kostet der Griff zum höchsten Satz also Geld, statt welches einzubringen. Verstärkt wird das dadurch, dass die Entgeltfortzahlung nach sechs Wochen je Krankheitsfall endet und danach das Krankengeld übernimmt: Nach oben ist der erstattungsfähige Aufwand gedeckelt, die Umlage läuft ungedeckelt weiter.

Drei Fälle sind es wert, trotzdem nachzurechnen. Erstens die Kasse selbst: Liegen die Stufen eng beieinander wie bei der DAK, sinkt die Schwelle auf 13 Tage, und der höhere Satz wird für ein normales Gastro-Team realistisch. Zweitens ein Betrieb mit nachweislich hohem Krankenstand, etwa nach einem harten Winter oder in einem Team, das seit Monaten unterbesetzt fährt. Drittens die Gegenrichtung, über die kaum jemand spricht: Ein kleines, stabiles Team mit weniger als rund zehn bezahlten Krankheitstagen je Kopf fährt mit dem niedrigsten Satz günstiger als mit dem Regelsatz.

Die Zahl, die das entscheidet, liegt in deiner eigenen Lohnabrechnung. Lass dir vom Lohnbüro die im letzten Jahr tatsächlich fortgezahlten Krankheitstage geben, aufgeschlüsselt nach Krankenkasse, teile sie je Kasse durch die Zahl der dort versicherten Beschäftigten, und vergleiche jedes Ergebnis mit dem Schwellenwert aus dem Rechner. Liegt dein Wert klar darüber, wechsle hoch; liegt er klar darunter, prüfe den Wechsel nach unten; liegt er dicht daran, ist der Regelsatz die ruhige Wahl. Beim Schritt nach unten lohnt eine Portion Vorsicht: In einem Team aus fünf bis neun Leuten schwankt der Schnitt pro Kopf stark, und ein einziger langer Krankheitsfall kann die gesparte Umlage eines ganzen Jahres wieder auffressen. Der Satz gilt dann trotzdem bis zum nächsten Januar. Steht der Betrieb ohnehin kurz vor der 30-Beschäftigten-Grenze, ist das die wichtigere Baustelle, denn dort geht es um die gesamte Erstattung und nicht um ein paar Prozentpunkte.

Ein Punkt gehört klar dazu, weil diese Rechnung sonst in die falsche Richtung gelesen werden kann. Die Entgeltfortzahlung steht einer kranken Mitarbeiterin gesetzlich zu, unabhängig davon, welchen Satz du gewählt hast, die Krankschreibung berechtigt sie ausdrücklich zum Fernbleiben von der Arbeit, und du hast als Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht gegenüber der ganzen Belegschaft, nicht nur gegenüber der erkrankten Person (papershift.com). Der Erstattungssatz ist eine Frage der Buchhaltung, kein Steuerungsinstrument für Krankmeldungen, und ein niedriger Krankenstand ist etwas, das man über Besetzung und Arbeitsbedingungen erreicht, nicht über Druck.

Vier Dinge, die du konkret prüfen solltest

  • Sätze bei jeder beteiligten Kasse abfragenBei jeder Krankenkasse, bei der eine deiner Festangestellten versichert ist, den aktuell geltenden Erstattungssatz und den Umlagesatz jeder Stufe erfragen. Die Wahl triffst du je Kasse getrennt.
  • Bezahlte Krankheitstage je Kopf ausrechnenFortgezahlte Krankheitstage des letzten Jahres je Kasse durch die Zahl der dort versicherten Beschäftigten teilen, und mit dem Schwellenwert aus dem Rechner vergleichen.
  • Jahrestermin eintragenTrag dir den drittletzten Bankarbeitstag im Januar fest ein, danach ist ein Wechsel des Satzes erst wieder in zwölf Monaten möglich.
  • Mit dem Lohnbüro sprechenFrag konkret nach, ob für jede Krankschreibung automatisch ein Erstattungsantrag mit dem Datenbaustein DBAU gestellt wird, und für welchen Monat die Verrechnung eingetragen ist.

Wo Super44 reinpasst

Super44 erfasst Arbeitszeiten je Person über Kiosk oder App, nimmt Krankmeldungen und Abwesenheitsanträge im Dienstplan auf, und exportiert die freigegebenen Zeitdaten in Formate, die deine Lohnbuchhaltung direkt weiterverarbeiten kann, darunter DATEV LODAS und Lexware. Die eigentliche U1-Erstattungsmeldung mit dem Datenbaustein DBAU läuft über die Entgeltabrechnungssoftware deines Lohnbüros, das ändert sich dadurch nicht. Was sich ändert, ist die Grundlage: eine saubere, tagesgenaue Übersicht über Anwesenheit und Ausfall je Mitarbeitendem, statt handschriftlicher Notizen, auf deren Basis sich sowohl die richtige Tarifwahl als auch die jährliche Kontrolle beim Lohnbüro leichter treffen lassen.

Wie sich die U1-Umlage in deine gesamte Personalkostenrechnung einordnet, zeigen unsere Personalkosten-Benchmarks im Detail. Und wenn Überstunden und Fehlzeiten sich in deinem Betrieb häufen, lohnt sich auch ein Blick in unseren Beitrag dazu, woher Überstunden in der Gastronomie wirklich kommen, denn chronische Unterbesetzung treibt beides gleichzeitig nach oben, die Überstunden der einen und den Krankenstand der anderen.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die U1-Erstattung wirklich?

Zwischen 40 und 80 Prozent, und zwar vom fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelt (AAG § 1, § 9 Abs. 2). Deine Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung kommen nicht obendrauf: Die TK erklärt sie als "pauschal mit der Erstattung des Entgelts abgegolten", die Barmer schreibt schlicht, sie würden nicht erstattet. Die Stufen legt jede Kasse selbst fest, bei der TK 50, 70 oder 80 Prozent, bei IKK classic nur 50 oder 65 Prozent. Einen bundesweit einheitlichen Satz gibt es nicht.

Lohnt sich der höchste Erstattungssatz?

Nur bei überdurchschnittlich vielen Krankheitstagen. Der höhere Satz kostet jeden Monat mehr Umlage auf die gesamte Lohnsumme, während die Mehrerstattung nur für tatsächliche Krankheitstage fließt. Auf den 80-Prozent-Tarif zu wechseln rechnet sich deshalb erst ab rund 29 bezahlten Krankheitstagen je Kopf und Jahr bei der TK (von 70 Prozent aus), 26 bei der Barmer (von 65) und 31 bei der AOK Bayern (von 70). Bei der DAK, deren Stufen enger beieinanderliegen, reichen schon 13. Der Schwellenwert hängt nicht von der Lohnhöhe ab, sondern nur vom Abstand zwischen den beiden Tarifen.

Wann und wie wechsle ich den Erstattungssatz?

Nur einmal im Jahr, zum Jahreswechsel, und die Wahlerklärung muss spätestens bis zur Fälligkeit des Januar-Beitrags bei deiner Krankenkasse eingegangen sein, dem drittletzten Bankarbeitstag im Januar (2026 war das der 28. Januar). Ein unterjähriger Wechsel ist nicht vorgesehen, auch wenn sich deine Belegschaft im Laufe des Jahres ändert.

Gilt die U1-Umlage auch für Minijobber?

Ja, aber über ein anderes System. Minijobs laufen über die Arbeitgeberversicherung der Minijob-Zentrale mit einem einzigen, festen Satz, seit 1. Januar 2026 0,8 Prozent Umlage für 80 Prozent Erstattung, ohne Tarifwahl. Für regulär sozialversicherungspflichtig Beschäftigte gilt dagegen das wählbare System bei deiner eigenen Krankenkasse. Ein Betrieb mit beiden Beschäftigungsarten hat also zwei parallele U1-Systeme gleichzeitig laufen.

Wer zählt bei der 30-Beschäftigten-Grenze mit?

Nicht alle. Auszubildende bleiben nach AAG § 1 Abs. 1 außen vor, schwerbehinderte Beschäftigte nach § 3; die TK nennt zusätzlich Bezieher von Vorruhestandsgeld und GmbH-Geschäftsführer. Für eine Küche mit zwei Azubis heißt das: Die beiden zählen nicht mit. Alle übrigen Kräfte zählen gewichtet nach Wochenstunden, mit 0,25 bis 10 Stunden, 0,5 bis 20 Stunden, 0,75 bis 30 Stunden und 1,0 darüber. Minijobber zählen dabei ganz normal mit, nur eben mit kleinem Faktor. Maßgeblich ist, ob du in mindestens acht Kalendermonaten des Vorjahres unter der Grenze lagst; bestand der Betrieb noch kein volles Jahr, genügt die überwiegende Zahl der Monate seines Bestehens.

Wie bekomme ich die Erstattung tatsächlich ausgezahlt?

Über deine Entgeltabrechnungssoftware, die den Antrag mit dem Datenbaustein DBAU direkt an die Krankenkasse der erkrankten Person überträgt, für jeden Abrechnungsmonat einzeln. Hast du keine zertifizierte Software, geht es über das kostenlose SV-Meldeportal unter "Erstattungsanträge nach dem AAG". Es gibt keinen separaten Papierantrag, den du einmal im Jahr stellst.

Quellen

  1. Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (AAG)§ 1 Abs. 1: Erstattungsgrundsatz 80 Prozent für Betriebe mit in der Regel bis zu 30 Beschäftigten, Auszubildende ausgenommen; Nr. 2 nennt die Arbeitgeberanteile als grundsätzlich erstattungsfähig. § 3 Abs. 1: Teilnahme, wenn der Betrieb im Vorjahr in mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat, für neu gegründete Betriebe in der überwiegenden Zahl der Monate ihres Bestehens; schwerbehinderte Beschäftigte bleiben außer Ansatz; Teilzeitgewichtung 0,25 / 0,5 / 0,75. § 9 Abs. 2: Kassen dürfen eigene Erstattungssätze festlegen, gesetzlicher Mindestsatz 40 Prozent.
  2. Techniker Krankenkasse: Beratungsblatt Entgeltfortzahlungsversicherung (PDF, Stand 02/2026)Quelle dafür, dass die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung bei der TK pauschal mit der Entgelterstattung abgegolten sind und nicht zusätzlich gezahlt werden; außerdem die vom Personenkreis ausgenommenen Gruppen (Auszubildende, schwerbehinderte Menschen, Vorruhestandsgeld, GmbH-Geschäftsführer) und die Teilzeitfaktoren 0,25 / 0,5 / 0,75 / 1,0.
  3. Barmer: Umlageverfahren U1Ausdrücklich: "Die Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen werden nicht erstattet." Erstattung von 50, 65 oder 80 Prozent vom fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelt.
  4. DAK-Gesundheit: U1-Umlagepflicht für den KrankheitsfallSatzungsregel: mit der prozentualen Erstattung des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelts sind die Arbeitgeberanteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag abgegolten. Auszubildende und schwerbehinderte Menschen bleiben bei der Prüfung der Teilnahme unberücksichtigt.
  5. pronova BKK: Umlageversicherung U1Ausdrücklich: "Ihre Beitragsanteile als Arbeitgeber*in sind mit den Erstattungssätzen abgegolten. Eine zusätzliche Auszahlung erfolgt nicht." Berechnungsgrundlage ist das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze.
  6. SBK: Umlageversicherung U1/U2Bestätigt dieselbe Regel: "Der Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist mit dem Erstattungssatz (70 % bzw. 50 %) abgegolten."
  7. BAHN-BKK: Umlageversicherung U1Formuliert es als Ausschluss: "Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die auf das fortgezahlte Arbeitsentgelt entfallen, werden nicht erstattet."
  8. IKK Südwest: Rechenwerte für ArbeitgeberMacht die Mechanik transparent: Der Erstattungssatz "beinhaltet einen Zuschlag in Höhe von 10 Prozent des fortgezahlten Arbeitsentgelts zur Abgeltung des darauf entfallenden Arbeitgeberanteils am Gesamtsozialversicherungsbeitrag".
  9. AOK: Entgeltfortzahlungsversicherung (Ausgleichsverfahren U1/U2)Erklärt den Mechanismus: die Arbeitgeberanteile sind grundsätzlich erstattungsfähig, die Satzung einer Kasse darf sie aber vollständig mit dem gewählten Erstattungssatz als abgegolten behandeln.
  10. KKH: Information zur Feststellung der Umlagepflicht nach § 3 AAG (PDF)Vollständige Liste der nicht zu berücksichtigenden Beschäftigten (unter anderem Auszubildende, schwerbehinderte Menschen, Elternzeit, Vorruhestandsgeld) und dieselben Teilzeitfaktoren.
  11. Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG), § 3Sechs Wochen Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit, Anspruch entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Beschäftigung.
  12. § 23 Abs. 1 SGB IV: FälligkeitGesetzliche Grundlage für die Fälligkeit am drittletzten Bankarbeitstag des Monats, maßgeblich für die Wahlfrist beim Januar-Beitrag.
  13. Techniker Krankenkasse: Höhe der Umlagesätze U1 und U2 2026TK-Tarife 2026: 50 % (1,30 %), 70 % Regelsatz (2,10 %), 80 % (3,20 %); U2 100 % (0,44 %).
  14. Techniker Krankenkasse: Verrechnung der Erstattung nach AAGErstattung wird frühestens im Folgemonat verrechnet; falscher Verrechnungsmonat kann Säumniszuschläge auslösen.
  15. Barmer: Umlage- und Erstattungssätze U1/U2Barmer-Tarife 2026: 50 % (1,90 %), 65 % (2,50 %), 80 % (4,00 %). Wahlfrist bis zur Fälligkeit des Januar-Beitrags.
  16. DAK-Gesundheit: Wie hoch ist der Umlagesatz U1 und U2?DAK-Tarife seit 09/2026: 50 % (0,8 %), 60 % (1,0 %), 70 % Regelsatz (1,3 %), 80 % (1,8 %). Die Seite weist daneben die von Januar bis August 2026 geltenden Sätze aus (1,3 / 1,9 / 2,4 / 3,9 %). Freie Wahl, Wahlfrist bis zur Fälligkeit des Januar-Beitrags.
  17. IKK classic: Rechengrößen Stand 01.08.2026 (PDF)Seit 1. August 2026 geltende IKK-classic-Tarife: 50 % ermäßigt (2,0 %) und 65 % allgemein (2,8 %), kein 80-%-Tarif; U2 100 % (0,33 %).
  18. IKK classic: Rechengrößen Stand 01.01.2026 (PDF)Fälligkeitskalender 2026: Januar-Fälligkeit am 28., ausgewiesen als drittletzter Bankarbeitstag. Enthält zudem die bis Juli 2026 geltenden Vorgängertarife (50 % / 2,3 %, 65 % / 3,1 %).
  19. AOK Bayern: Umlage- und ErstattungssätzeAOK-Bayern-Tarife 2026: 50 % (1,6 %), 70 % (2,5 %), 80 % (3,7 %).
  20. arbeitgeberversicherung.de: Maschinelles U1-ErstattungsverfahrenAntragsweg über Entgeltabrechnungsprogramm mit Datenbaustein DBAU, alternativ SV-Meldeportal; monatliche Abrechnung.
  21. arbeitgeberversicherung.de: Die Umlagepflicht U1 im DetailDie Feststellung der Umlagepflicht gilt für das ganze Kalenderjahr, auch bei erheblicher Änderung der Beschäftigtenzahl im laufenden Jahr.
  22. pronova BKK: Umlagepflicht feststellenTeilzeitfaktoren für die 30-Beschäftigten-Zählung (0,25 / 0,5 / 0,75) und Erläuterung der Rückschau auf das Vorjahr. Der Maßstab der überwiegenden Zahl der Kalendermonate gilt nach § 3 Abs. 1 AAG nur für Betriebe, die im Vorjahr noch nicht durchgehend bestanden.
  23. personalwissen.de: Dürfen wir freiwillig am U1-Verfahren teilnehmen?Oberhalb von 30 Beschäftigten ist eine freiwillige Teilnahme am U1-Verfahren nicht möglich.
  24. ETL Rechtsanwälte: U1-Erstattungen zu Unrecht erhaltenRückforderung zu Unrecht erhaltener U1-Erstattungen bis zu vier Kalenderjahre rückwirkend möglich; Rückzahlungen übersteigen in der Praxis oft die gezahlten Umlagebeiträge.
  25. Minijob-Zentrale Magazin: Minijob-Beiträge 2026U1-Umlage für Minijobs zum 1. Januar 2026 von 1,1 auf 0,8 Prozent gesenkt.
  26. Minijob-Zentrale: Arbeitgeberversicherung im GewerbeFester Satz statt Tarifwahl: 80 Prozent Erstattung für U1-pflichtige Minijob-Arbeitgeber.
  27. Gastro Piraten: Krankenstand GastronomieQuelle für die Zitate von René Kaplick zur Tarifwahl in der Beratungspraxis, veröffentlicht 21. Juli 2026.
  28. AOK: Pressemitteilung Rheinland/Hamburg, Fehlzeiten 2024Regionale AOK-Zahl (Rheinland) für das Gastgewerbe insgesamt: 4,84 Prozent Krankenstand 2024.
  29. ahgz.de: AOK-Auswertung Fehlzeiten durch Krankheit weiterhin hochRegionale AOK-Auswertung (Rheinland/Hamburg) für Hotels, Pensionen und Gasthöfe: 5,9 Prozent Krankenstand 2025, nach 6,1 Prozent 2024.
  30. papershift: Arbeiten trotz KrankschreibungEinordnung der arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht gegenüber erkrankten und übrigen Beschäftigten.

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Zum Schluss noch eins

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