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Überstunden in der Gastronomie: Woher sie wirklich kommen

Zwei offizielle deutsche Quellen widersprechen sich beim Überstunden-Umfang im Gastgewerbe fast komplett. Statt der Debatte zu folgen, zeigt dieser Leitfaden fünf wiederkehrende Ursachen, wie du sie in deinen eigenen Daten erkennst, und was das Gesetz 2026 wirklich verlangt.

Alex Riesenkampff

3. August 2026 · 15 Min. Lesezeit · Markdown

Überstunden in der Gastronomie sind selten Zufall. Sie lassen sich fast immer auf eine von fünf wiederkehrenden Ursachen zurückführen: eine Ausfallkette nach einer Krankmeldung, eine Clopening-Schicht mit zu kurzer Ruhezeit, ein falsch eingeschätzter Nachfragetag, ein strukturell zu knapper Grunddienstplan, oder eine Führungsgewohnheit beziehungsweise ein Zeiterfassungsfehler. Eine unstrittige Zahl, wie viel Überstunden im deutschen Gastgewerbe insgesamt anfallen, gibt es dagegen nicht, sondern zwei, die sich widersprechen: Destatis zählt für 2024 nur 6% der Beschäftigten im Gastgewerbe mit Mehrarbeit, die niedrigste Quote aller erfassten Branchen, während eine von der Gewerkschaft NGG beauftragte Auswertung des Pestel-Instituts für denselben Zeitraum auf 21,6 Millionen Überstunden in deutschen Hotels und Restaurants kommt, mehr als die Hälfte davon unbezahlt. DEHOGA hält die NGG-Zahl für nicht nachvollziehbar und verweist auf die niedrige Destatis-Quote, die DEHOGA Sachsen auf 9,8 Überstunden im Jahr je Beschäftigtem beziffert, gegenüber 30,7 Stunden gesamtwirtschaftlich. Beide Seiten zitieren echte Quellen, beide meinen etwas anderes: Destatis misst, wie viele Menschen überhaupt Mehrarbeit angeben, NGG rechnet die gesamte Stundenzahl hoch. Für deinen eigenen Betrieb bringt dich dieser Streit nicht weiter. Was zählt, ist, ob du deine eigenen Überstunden auf eine dieser fünf Ursachen zurückführen kannst, statt sie als eine einzige, unerklärliche Zahl auf der Lohnabrechnung hinzunehmen.

Café, Restaurant, Bar oder Bäckerei, das Muster wiederholt sich überall in ähnlicher Form. Eine Bäckerei, die eine kurzfristig ausgefallene Frühschicht mit der Vorabend-Kraft überbrückt, eine Bar, die einen neuen Mitarbeiter an einem plötzlich vollen Dienstagabend einarbeitet, und ein Restaurant, das eine unbesetzte Freitagsschicht mit dem Küchenchef selbst auffängt, zahlen im Grunde alle für dieselbe Art von Planungslücke. Dieser Leitfaden hilft dir, herauszufinden, welche das bei dir konkret ist. Unsere Personalkosten-Benchmarks zeigen, wie eine gesunde Personalkostenquote vor Überstunden aussieht; dieser Leitfaden knüpft dort an, beim Teil der Zahl, den sonst niemand misst.

Die fünf Ursachen, die wirklich hinter Überstunden stecken

Überstunden sind ein Symptom mit wenigen wahrscheinlichen Ursachen, kein einzelnes Problem mit einer einzigen Lösung. In vier Wochen Ist-Soll-Daten aus fast jedem unabhängigen Betrieb lassen sich die Überstunden erstaunlich sauber einer dieser fünf Kategorien zuordnen.

Eine Ausfallkette: eine Krankmeldung löst die nächste Überstunde aus

Ein einzelner Ausfall kostet selten nur eine Schicht Überstunden, meistens trifft es diejenige Person, die einspringt, und manchmal noch die nächste danach. Eine Servicekraft meldet sich um 16 Uhr krank für die 17-Uhr-Schicht. Die Schichtleitung holt die Person aus der vorherigen Schicht, die jetzt einen Doppeldienst fährt. Der Doppeldienst zieht sich, weil der Betrieb für den Ansturm, auf den er nicht ausgelegt war, eine Person zu wenig hat. Auf keinem Standardbericht taucht das als "Ausfall-Überstunde" auf, es sieht aus wie ganz normale Überstunden bei der Person, die eingesprungen ist. Wenn sich deine Überstunden auf dieselben wenigen Namen konzentrieren, lohnt sich ein Abgleich mit dem Krankmeldungs-Protokoll, bevor du es als reines Dienstplan-Problem abtust.

Clopening: aus einer knappen Nacht wird ein teurer Morgen

Wer abends schließt und am nächsten Morgen wieder öffnet, hat oft weniger als elf Stunden Pause dazwischen, ein Muster, das internationale Forschung als "Clopening" bezeichnet und das messbar mit mehr Fehlern und langsameren Abläufen zusammenhängt. Eine US-Studie des Shift Project an der Harvard Kennedy School mit rund 30.000 befragten Stundenkräften im Einzelhandel und Gastgewerbe findet, dass die Hälfte der Befragten mindestens eine solche Schicht mit unter elf Stunden Abstand kennt. Das ist eine US-Stichprobe und lässt sich nicht eins zu eins auf Deutschland übertragen, aber die Mechanik ist unabhängig vom Land dieselbe: Wer knapp vor der Ruhezeitgrenze arbeitet, schließt oder öffnet vorsichtiger, um keinen Fehler zu machen, und genau das zieht sich häufig auf beiden Seiten in bezahlte Überstunden. Das deutsche Arbeitszeitgesetz schreibt ohnehin mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten vor, die eigentliche Frage ist, wie oft dein Dienstplan diese Grenze nur knapp einhält, statt echten Puffer zu lassen.

Ein Nachfragetag, den der Dienstplan nicht kommen sah

Ein Dienstplan aus dem Gedächtnis oder nach festem Schema übersieht genau die Tage, die am ehesten Überstunden erzeugen: das private Event, das Heimspiel nebenan, der Feiertag, der Wetterumschwung. An diesen Tagen laufen die tatsächlichen Stunden am weitesten über die geplanten hinaus, weil niemand für das gestaffelt hat, was am Ende wirklich passiert ist. Der DEHOGA Bundesverband nennt in einem Positionspapier zur Enge der Tageshöchstgrenze das Beispiel einer Hochzeitsfeier, die statt um 1 Uhr erst um 4 Uhr endet, ein Muster, das sich seither nicht geändert hat. Meist ist das allerdings eine Frage der Vorabsprache mit dem Gast, nicht des Dienstplans selbst, solange der Anlass vorher bekannt war. Legst du deine Kassendaten der ungeplant stärksten Tage der letzten Monate neben den damaligen Dienstplan, erklärt diese Lücke bei den meisten Betrieben einen spürbaren Teil der Überstunden ganz von allein.

Ein strukturell zu knapper Grunddienstplan

Manche Überstunden sind kein Prozessfehler, sondern der Dienstplan, der ehrlich zeigt, dass die budgetierten Stunden unter dem liegen, was der Betrieb tatsächlich braucht: Noch im Oktober 2025 waren 26,7% der Betriebe in Gastronomie und Hotellerie von Personalmangel betroffen, nach 40% im April desselben Jahres. Jede offene Stelle, die unbesetzt bleibt, wird faktisch über die Mehrarbeit des verbliebenen Teams überbrückt, und das dauert inzwischen länger: Branchenübergreifend erreichte die durchschnittliche Vakanzzeit einer offenen Stelle im selben Monat mit 161 Tagen einen Höchststand, 2010 waren es noch 56 Tage. Das ist die einzige der fünf Ursachen, die sich nicht durch bessere Planung lösen lässt, weil der Dienstplan genau so funktioniert, wie er gebaut wurde, nur gegen eine zu niedrige Personaldecke. Erkennbar ist das daran, dass die Überstunden auch in ganz normalen Wochen auftreten, unabhängig davon, wer gerade arbeitet. Trifft das zu, ist die ehrliche Lösung eine zusätzliche Einstellung oder das bewusste Akzeptieren der Kosten, keine engere Taktung des bestehenden Teams.

Eine Führungsgewohnheit oder ein Zeiterfassungsfehler

Nicht jede Überstunde auf dem Bericht wurde tatsächlich gearbeitet, manches ist ein reiner Erfassungsfehler, und den lohnt es sich auszuschließen, bevor du jede Stunde als echtes Planungsproblem behandelst. Vergessenes Ausstempeln, ein Kassensystem, das den Tag automatisch schließt und dabei ungenutzte Minuten in bezahlte Zeit umwandelt, oder eine Schichtleitung, die eine Lücke reflexhaft mit "wer gerade da ist" statt mit einem geplanten Tausch schließt, summieren sich über einen Monat auf eine Weise, die keine einzelne Entscheidung verantwortlich aussehen lässt. Ein Blick auf die rohen Ein- und Ausstempelzeiten gegen den geplanten Dienstplan zeigt das meist innerhalb einer Woche.

Ein Vier-Wochen-Audit, bevor du den Dienstplan änderst

Eine einzelne Woche Überstunden-Daten ist meistens Rauschen, vier Wochen reichen in der Regel, um zu sehen, welche der fünf Ursachen den größten Schaden anrichtet. Das braucht keine neue Software, nur die Disziplin, dieselben zwei Zahlen, geplante und tatsächlich geleistete Stunden, konsequent schichtweise statt nur als Wochensumme zu vergleichen.

Sobald das Audit zeigt, wie viele dieser Stunden tatsächlich vermeidbar waren, ist der Rest Rechnen. Der Zuschlag steht unten standardmäßig auf 0%, weil es dafür in Deutschland keine gesetzliche Pflicht gibt; trage deinen eigenen Wert ein, falls dein Arbeits- oder Tarifvertrag einen vorsieht.

Was 2026 rechtlich wirklich gilt, und was sich noch ändern könnte

Ein automatischer Anspruch auf Überstundenzuschlag existiert in Deutschland nicht, das Arbeitszeitgesetz regelt Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten, aber keine zusätzliche Vergütung für Mehrarbeit selbst. DEHOGA Nordrhein erläutert es so: ein Zuschlag entsteht nur, wenn Überstunden "angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig" waren, und dann auf Grundlage von Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag, nicht automatisch aus dem Gesetz. Von diesem Zuschlag zu trennen ist die Vergütung der Stunden selbst: Ohne ausdrückliche Freizeitausgleichs-Klausel gilt sie nach § 612 BGB als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten ist. Reiner Freizeitausgleich ist damit die Ausnahme, die eine Klausel voraussetzt, nicht der Normalfall.

Aktuell, Stand 3. August 2026, gelten weiterhin die bekannten Grenzen: nach § 3 Arbeitszeitgesetz 8 Stunden werktägliche Regelarbeitszeit, ausnahmsweise bis zu 10 Stunden, sofern im Ausgleich über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen im Schnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden, sowie mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten. Dazu kommt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 bereits gilt, unabhängig von einer möglichen Gesetzesnovelle: Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit vollständig, objektiv und verlässlich erfassen.

Das ist keine Formalie. Wer die Aufzeichnungspflicht aus § 16 Abs. 2 ArbZG verletzt, riskiert nach § 22 ArbZG ein Bußgeld bis zu 30.000 €. Für Minijobber kommt in der Gastronomie als kontrollintensiver Branche die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz hinzu, mit einer Frist bis zum siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung und mindestens zweijähriger Aufbewahrung. Überstunden informell verschwinden zu lassen, damit die Zahlen sauberer aussehen, tauscht ein Kostenproblem gegen ein Haftungsproblem.

Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026 würde daran dreierlei ändern. Erstens dürften Tarifvertragsparteien künftig statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren, vorausgesetzt, der Gesundheitsschutz bleibt durch besondere Maßnahmen gewährleistet. Zweitens soll der Ausgleichszeitraum für Wochen mit mehr als 48 Stunden von sechs Monaten auf vier Monate, also 24 auf 16 Wochen, sinken. Drittens soll die Zeiterfassungspflicht erstmals ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz verankert und elektronisch werden, mit nach Betriebsgröße gestaffelten Übergangsfristen: ein Jahr allgemein, zwei Jahre für Betriebe unter 250 Beschäftigten, fünf Jahre für Betriebe unter 50. Für die vielen kleinen Häuser im Gastgewerbe ist eine Einzelheit dabei besonders relevant: Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Form dauerhaft ausgenommen bleiben. An der 8-Stunden-Regel mit der bestehenden 10-Stunden-Ausnahme ändert der Entwurf für Betriebe ohne eine solche Tarifvereinbarung nichts. Zwei unabhängige arbeitsrechtliche Kanzleiquellen bestätigen den Entwurf übereinstimmend, betonen aber ausdrücklich: Es handelt sich um einen Entwurf, der auf erhebliche Kritik aus Wirtschaftsverbänden und dem Mittelstand gestoßen ist, nicht um geltendes Recht. Für deinen Betrieb heißt das konkret, an den bekannten Grenzen zu planen, bis eine Novelle tatsächlich verabschiedet ist, und den Stand vor jeder größeren Dienstplan-Entscheidung noch einmal zu prüfen, weil sich das in den kommenden Monaten ändern kann.

Eine Personalkosten-Zahl nicht auf Kosten von etwas anderem drücken

Überstunden allein an einer Zahl zu kürzen, ohne die Ursache zu kennen, verschiebt die Kosten meistens nur, statt sie zu senken: In einer NGG-Befragung von 4.074 Gastgewerbe-Beschäftigten nannten 266 von 1.237 Personen, die sich keine Zukunft in der Branche vorstellen können, ausdrücklich regelmäßige Überstunden als Grund, also gut 21%. Die Stellen, an denen die Kosten landen, sind schlechter als eine etwas höhere Lohnsumme.

Der ernsteste Fall ist unbezahlte Mehrarbeit. Die NGG-Auswertung des Pestel-Instituts, so umstritten die absolute Zahl im Vergleich zu Destatis auch sein mag, benennt einen Anteil von 53% unbezahlter Überstunden im Gastgewerbe. Thomas Lißner von der NGG warnt in einer Regionalauswertung für den Landkreis Zwickau, unbezahlte Überstunden führten zu "Herz-Kreislauf- und Stoffwechsel-Erkrankungen bis zum Burnout". Wer eine Führungskraft mit einer harten Personalkosten-Vorgabe unter Druck setzt, riskiert genau diesen Reflex: nicht weniger Arbeit, sondern Arbeit, die nicht mehr erfasst wird.

Der zweite, ehrlichere Fall: manche Überstunden sind kein Prozessfehler, sondern das ehrliche Zeichen, dass der Grunddienstplan zu knapp gegen die tatsächliche Nachfrage steht. Eine pauschale Kürzung ändert daran nichts, sie verlagert die fehlenden Stunden nur in schlechteren Service, mehr Fehler in der Rushhour, oder Umsatz, der wegen zu weniger Personal liegen bleibt. Das ist genau die Ursache "strukturell zu knapper Grunddienstplan" aus der Diagnose oben, und dort ist die ehrliche Antwort eine zusätzliche Einstellung oder ein bewusstes Akzeptieren der Kosten, keine weitere Verdichtung des bestehenden Teams.

Wo ein Betriebsrat existiert, ist die Entscheidung ohnehin nicht allein deine: Nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 Betriebsverfassungsgesetz besteht ein Mitbestimmungsrecht bei angeordneten Überstunden, selbst wenn nur eine einzelne Person betroffen ist. Im Gastgewerbe greift das allerdings selten, denn in derselben NGG-Befragung arbeiten nur knapp 40% der Beschäftigten überhaupt in einem Betrieb mit Betriebsrat. In den meisten kleinen und mittleren Häusern liegt die Verantwortung damit vollständig bei der Betriebsleitung.

Keiner dieser Punkte spricht dagegen, Überstunden ernst zu nehmen. Er spricht dagegen, an einem Symptom zu drehen, ohne die Ursache zu kennen.

Wo Super44 dabei hilft

Software macht das Vier-Wochen-Audit deutlich schneller, ersetzt aber nicht die Entscheidung, ob ein Muster eine Ausfallkette, eine Clopening-Gewohnheit oder eine ehrliche Personallücke ist. Die native Dienstplanung von Super44 erstellt einen Vorschlag aus Rollen, Verfügbarkeiten und kassenbasierter Nachfrage, und die integrierte Zeiterfassung protokolliert die tatsächlich geleisteten Stunden gegen das, was geplant war, genau der Ist-Soll-Abgleich, den dieser Leitfaden von Hand vorschlägt. Erfasste Zeitdaten lassen sich zudem als DATEV LODAS- oder Lexware-Format für die Lohnbuchhaltung exportieren.

Wichtiger als das Werkzeug ist die Gewohnheit. Ein großes Restaurant an der Wasserkante, mit dem wir zusammenarbeiten, läuft inzwischen auf einem wöchentlichen Montagsbericht mit Umsatz, Top- und Flop-Produkten, Tischauslastung und frischen Bewertungen, der automatisch ankommt, statt von Hand zusammengestellt zu werden. Für Überstunden hat die Lösung dieselbe Form: keine pauschale Deckelung der Stunden, sondern der feste wöchentliche Blick auf den Dienstplan gegen die eigenen Daten, damit ein Muster in Woche zwei auffällt und nicht erst auf der Quartalsabrechnung.

Die Entscheidung, was mit dem Ergebnis passiert, einstellen, den Grunddienstplan anpassen, eine Vertretungsgewohnheit korrigieren, oder die Kosten für ein paar unvorhersehbare Tage bewusst zu akzeptieren, trifft weiterhin der Betrieb selbst. Unser Leitfaden für einen fairen Dienstplan zeigt, wie sich der Grunddienstplan aufbauen lässt, auf dem das alles sitzt, und wenn die Diagnose auf eine echte Personallücke hinausläuft, setzt unser Leitfaden zum Personalmangel in der Gastronomie genau dort an. Unser Rechner für die Kosten eines Personalwechsels folgt demselben Prinzip auf einer anderen Kostenzeile: den eigenen, echten Fall rechnen, statt eine fremde Schlagzeile zu übernehmen. Wer diese Gewohnheit auslässt, zahlt die Rechnung oft zweimal: einmal über die Personalkosten dieses Monats, und ein zweites Mal, wenn genau die Person geht, die zuletzt am meisten Überstunden aufgefangen hat.