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Personalmangel in der Gastronomie: Was 2026 wirklich hilft

Praktische Hilfe für neue Gastronomiebetriebe mit Personalproblemen: herausfinden, ob wirklich Menschen fehlen, das Angebot verbessern, Abläufe vereinfachen und gezielt einstellen.

Alex Riesenkampff

29. Juli 2026 · 11 Min. Lesezeit · Markdown

Personalmangel ist nicht immer ein Problem, das durch eine weitere Stellenanzeige gelöst wird. Manchmal ist der Lohn zu niedrig, manchmal die Woche unplanbar, manchmal sucht der Betrieb fünf Eigenschaften in einer Person. Und manchmal ist die geplante Karte oder Öffnungszeit schlicht größer als das Team, das der Umsatz tragen kann. Die KOFA-Kompakt-Sektorauswertung berechnet für Juli 2024 bis Juni 2025 einen veröffentlichten Gesamtwert von 2.703 fehlenden Fachkräften; für deinen Betrieb sind trotzdem 4 Übergänge wichtiger: Bewerbungen, Einladungen, Zusagen und tatsächliche Arbeitsantritte.

Wenn du neu eröffnet hast und selbst seit Wochen jede Lücke füllst, fühlt sich "Wir finden niemanden" vollkommen real an. Die Lösung beginnt damit, den Mangel genauer zu benennen. Fehlen tatsächlich bezahlbare Stunden? Fehlt eine erfahrene Person, die anderen Sicherheit gibt? Oder würde ein ruhiger Montag weniger Schaden anrichten als ein siebter Öffnungstag, an dem alle erschöpft sind? Dieser Beitrag ordnet die Zahlen kurz ein und hilft dann bei genau diesen Entscheidungen.

Welche Zahlen noch belastbar sind

Die Zahlen lassen sich erst sinnvoll nutzen, wenn klar ist, was jeweils gezählt wurde. Die oft vermischten Werte 79,6 Prozent, mehr als 65.000, rund 8.800 und 2.703 sind keine fortlaufende Zeitreihe: Sie stammen aus einer Betriebsumfrage, einer DEHOGA-Schätzung fehlender Mitarbeiter und zwei KOFA-Berechnungen zur Fachkräftelücke. Die Tabelle ordnet Quelle, Zeitraum und Kennzahl nebeneinander ein.

Die DEHOGA-Umfrage misst die Einschätzung befragter Betriebe. Die KOFA-Fachkräftelücke ist dagegen eine Modellrechnung: KOFA schätzt offene Stellen auch dort hoch, wo Betriebe sie nicht bei der Bundesagentur für Arbeit melden, und vergleicht sie mit passend qualifizierten Arbeitslosen. Keine der beiden Kennzahlen beantwortet, wie viele geeignete Bewerbungen ein einzelner Betrieb in Köln, Freiburg oder einer ländlichen Region erhält.

Warum die Lücke kleiner wurde, und warum das keine Entwarnung ist

Eine kleinere Fachkräftelücke kann aus weniger Personalnachfrage, mehr verfügbaren Fachkräften oder beidem entstehen. KOFA berichtet gegenüber 2022 von 35 Prozent weniger offenen Stellen und verbindet die geringere Nachfrage mit höheren Lebensmittel- und Personalkosten, Konsumzurückhaltung sowie verkürzten Öffnungszeiten oder Schließungen; zugleich stieg die Arbeitslosenzahl in den betrachteten Berufen leicht. Das deckt sich mit dem Bild des DEHOGA-Zahlenspiegels: Die Arbeitskosten lagen im vierten Quartal 2025 um 39,6 Prozent über dem Niveau von Ende 2019, während die Bundesagentur für Arbeit im Januar 2026 noch 17.667 offene Stellen im Gastgewerbe auswies, 18,3 Prozent weniger als ein Jahr zuvor und der niedrigste Wert nach Corona.

DEHOGA-Präsident Guido Zöllick bringt die Kostenseite direkt auf den Punkt: "Seit 2022 sind die Arbeitskosten um mehr als 34 Prozent gestiegen." Zusammen mit dem zum 1. Januar 2026 um 8,4 Prozent gestiegenen Mindestlohn passt das zu einer Branche, die neue Stellen vorsichtiger plant. Ob ein einzelner Betrieb dadurch weniger Konkurrenz um Bewerber hat, lässt sich aus den Bundeszahlen nicht ablesen.

Die parallel steigenden Kosten und sinkenden Stellenzahlen beweisen nicht, dass höhere Löhne den Rückgang verursacht haben. Sie zeigen nur, dass Betriebe unter Kostendruck weniger Stellen melden. Für die eigene Entscheidung bleibt deshalb die lokale Nachfrage entscheidend: Ein gut ausgelastetes Restaurant kann weiterhin große Mühe bei der Besetzung haben, obwohl die bundesweite Modellrechnung sinkt.

Wo der Engpass 2026 wirklich sitzt

In der neueren KOFA-Berufsauswertung liegt die größte absolute Lücke bei Fachkräften der Systemgastronomie. Für Januar bis Dezember 2025 weist KOFA dort 533 rechnerisch nicht besetzbare Stellen bei 1.407 offenen Stellen aus, eine Stellenüberhangsquote von 37,9 Prozent. Aufsichtskräfte in der Hotellerie folgen mit 312 fehlenden Kräften bei 1.438 offenen Stellen.

Die weiteren drei ausgewiesenen Berufe liegen deutlich darunter: Spezialistinnen und Spezialisten im Gastronomieservice bei 91, Aufsichtskräfte in der Speisenzubereitung bei 88 und Fachkräfte unter den Grill-, Braten- und Fischköchen bei 10. Die breite Berufsgruppe Köchin und Koch, die in älteren Schlagzeilen dominierte, erscheint in der aktuellen Top-Fünf-Auswahl nicht. Das beweist keine flächendeckende Entspannung für Küchenstellen in jeder Region.

Für einen unabhängigen Betrieb mit ein bis drei Standorten ist die Systemgastronomie-Zahl nicht direkt übertragbar, die Berufsbezeichnung bezieht sich auf standardisierte Filialkonzepte. Trotzdem lohnt sich der Blick darauf, weil ein Gesamtwert Unterschiede zwischen Berufen verdecken kann. Ein unabhängiger Betrieb sollte die Zahl nicht auf seine Servicestelle übertragen, sondern die eigene Bewerberlage nach Rolle und Standort erfassen.

Was für die eigene Personalplanung bleibt, ist ein differenzierteres Bild: Die nationale Lücke ist kleiner als auf dem Höhepunkt nach Corona, aber einzelne Berufe und Regionen können weiter eng sein. Die Bewerbungen der letzten zwölf Monate sind für eine konkrete Ausschreibung aussagekräftiger als ein bundesweiter Durchschnitt.

Der DEHOGA-Zahlenspiegel zeigt außerdem die Bedeutung internationaler Beschäftigung: Am 30. Juni 2025 hatten 44,5 Prozent der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten im Gastgewerbe eine ausländische Staatsangehörigkeit, gegenüber 16,7 Prozent in der Gesamtwirtschaft. Die Kennzahl sagt nichts darüber aus, ob die Personen international angeworben wurden, macht aber deutlich, dass Einwanderungswege für viele Betriebe praktisch relevant sind.

Erst den lokalen Engpass bestimmen

Der eigene Recruiting-Trichter zeigt, an welcher Stelle ein Betrieb tatsächlich Personal verliert. Wenn auf 20 Bewerbungen 10 Einladungen, 6 Gespräche, 3 Zusagen und 2 Arbeitsantritte folgen, liegt das Problem nicht in einer einzigen Branchenquote, sondern in vier messbaren Übergängen. Erfasse je Rolle, wie viele Personen den nächsten Schritt erreichen und wie viele Tage zwischen Ausschreibung und Arbeitsantritt vergehen.

Viele Bewerbungen, aber wenige Einladungen sprechen eher für unpassende Kanäle oder unklare Anforderungen. Viele Gespräche, aber wenige Zusagen lenken den Blick auf Arbeitszeit, Lohn, Rolle und den Auswahlprozess. Zusagen ohne Arbeitsantritt verlangen einen ehrlichen Check der Kommunikation zwischen Vertrag und erster Schicht. Wenige Bewerbungen von Anfang an sprechen dagegen für Reichweite, Standort oder ein Angebot, das im lokalen Markt nicht mithält.

Für kleine Fallzahlen reicht eine einfache Liste über mehrere Ausschreibungen. Vergleiche Service nicht mit Küche und Vollzeit nicht mit einem Wochenend-Minijob. Notiere zusätzlich, welche Quelle eine Bewerbung gebracht hat. So wird aus dem diffusen Satz "Wir finden niemanden" eine prüfbare Frage, an der sich die nächste Maßnahme ausrichten lässt.

Vier Kennzahlen reichen für den Anfang: Bewerbungen je Ausschreibung, Anteil der eingeladenen Personen, Anteil der angenommenen Angebote und Tage bis zum Arbeitsantritt. Trage bei einer Absage möglichst einen kurzen, freiwillig genannten Grund ein, etwa Arbeitszeit, Lohn, Anfahrt oder andere Rolle. Ausbleibende Antworten sind ein eigener Status und keine Aussage über die Motivation einer Person.

Bewerte nicht jeden einzelnen Monat wie eine belastbare Statistik. Bei zwei Einstellungen verändert schon eine Absage die Quote massiv. Sammle dieselben Angaben über mehrere vergleichbare Ausschreibungen und lies sie zusammen mit dem Schichtbedarf. Wenn eine Bar nur Freitag und Samstag spät Unterstützung sucht, sagt der Recruiting-Trichter etwas anderes als bei einer Vollzeitstelle mit festen Tagschichten.

Auch die Zeit zwischen den Schritten gehört in die Prüfung. Eine Bewerbung, die sechs Tage auf eine Antwort wartet, kann verloren gehen, obwohl Lohn und Rolle passen. Eine Zusage, der zwei Wochen lang keine Information zum ersten Tag folgt, ist kein Reichweitenproblem. Solche Verzögerungen lassen sich im eigenen Ablauf ändern, während eine bundesweite Fachkräftelücke außerhalb des Einflusses eines einzelnen Betriebs liegt.

Manchmal ist ein kleinerer Betrieb die bessere Lösung

Nicht jede unbesetzte Schicht muss erhalten bleiben. Ein Betrieb, der 7 Tage nur mit ständigem Einspringen schafft, kann mit 5 verlässlich starken Tagen das bessere Arbeitsangebot und das bessere Gästeerlebnis bauen. Das ist kein Plädoyer fürs Schrumpfen um jeden Preis. Es ist die Erlaubnis, eine Neueröffnung an das echte Team anzupassen statt an den Businessplan, den du vor dem ersten Service geschrieben hast.

Wenn Montag und Dienstag kaum Deckungsbeitrag bringen, ist die erste Frage nicht automatisch, wo du zwei weitere Aushilfen findest. Vielleicht sind fünf gute Tage mit einem ausgeruhten Stammteam wirtschaftlich und menschlich stärker. Wenn die Karte nur funktioniert, weil ein erfahrener Koch überall gleichzeitig ist, kann eine kleinere Karte mehr bewirken als die nächste Helferstelle. Wenn du als Inhaber jede Entscheidung freigeben musst, fehlt womöglich keine weitere Servicekraft, sondern eine Schichtleitung mit klarer Befugnis.

Auch die Art des Teams ist eine bewusste Entscheidung. Viele wechselnde Minijobs geben Flexibilität, kosten aber Einarbeitung und Koordination. Ein kleinerer Kern mit verlässlichen Stunden kostet pro Person mehr, kann aber das Versprechen an Gäste und Kollegen stabiler machen. Es gibt kein moralisch richtiges Organigramm für jede Bar. Es gibt nur Modelle, deren Folgen du kennen solltest.

Bevor du neu ausschreibst, streiche die geplante Rolle probeweise für zwei Wochen aus dem Papierplan. Welche Arbeit bleibt wirklich liegen? Welche Aufgabe übernimmt dann immer dieselbe überlastete Person? Was könnte entfallen, vereinfacht oder zu einer ruhigeren Zeit erledigt werden? Die Antwort beschreibt die tatsächliche Stelle besser als "Servicekraft gesucht".

Was 2026 konkret hilft, je nach Situation

Die passende Maßnahme hängt davon ab, an welcher Stelle der lokale Recruiting-Trichter stockt. Die Westbalkanregelung erlaubt bundesweit bis zu 50.000 Zustimmungen pro Kalenderjahr, verteilt nach Monat und Staatsangehörigkeit; DEHOGA fordert daneben eine stärkere duale Ausbildung und eine konsequente Umsetzung der Erwerbsmigration. Das sind mögliche Wege, kein Wirksamkeitsranking für jeden Betrieb.

Keine dieser Optionen passt automatisch. Der lokale Recruiting-Trichter entscheidet, ob zuerst die Anzeige, die Auswahl, das Angebot, die Einsatzplanung oder ein Einwanderungsweg geprüft werden sollte.

Ein Punkt betrifft alle vier Wege: Die Stellenanzeige sollte konkret sagen, was die Rolle bietet. Statt "attraktiver Bezahlung" gehören Betrag oder Spanne, typische Schichtzeiten, Wochenstunden und die tatsächlich nötige Qualifikation hinein. Das ist keine Garantie für mehr Bewerbungen, gibt passenden Kandidatinnen und Kandidaten aber die Informationen für eine belastbare Entscheidung.

Bei Erwerbsmigration ist die Reihenfolge wichtig: Erst die konkrete Person, Stelle und Qualifikation klären, dann den passenden Aufenthaltsweg. Die Westbalkanregelung kann für nicht reglementierte Beschäftigungen ohne deutsche Anerkennung eines Abschlusses genutzt werden, gilt aber nur für Staatsangehörige der sechs Westbalkan-Staaten und bleibt an weitere Voraussetzungen gebunden. Die Chancenkarte ist zunächst ein Weg zur Jobsuche; währenddessen ist die Beschäftigung begrenzt und ein späterer Aufenthaltstitel für die konkrete Stelle gesondert zu prüfen.

Eine Anerkennungspartnerschaft ist ebenfalls kein allgemeiner Ersatz für die anderen Wege. Das amtliche Portal nennt unter anderem einen ausländischen, staatlich anerkannten Berufs- oder Hochschulabschluss, einen konkreten Arbeitsvertrag, mindestens Deutsch auf Niveau A2 und eine schriftliche Vereinbarung zur Anerkennung. Für Helfertätigkeiten ohne qualifizierte Beschäftigung passt dieser Weg in der Regel nicht. Die Links im Quellenverzeichnis führen zu den jeweils aktuellen amtlichen Voraussetzungen.

Wo Super44 reinpasst

Software löst keinen Fachkräftemangel, kann aber Dienstplan, geleistete Stunden und Nachfrage in einer gemeinsamen Prüfung sichtbar machen, bevor eine weitere Stelle ausgeschrieben wird. Super44 erstellt Dienstplan-Vorschläge auf Basis von Rollen, Verfügbarkeiten, genehmigten Abwesenheiten, bestehenden Mustern und der über die Kassendaten sichtbaren Nachfrage; der Inhaber prüft den Vorschlag und veröffentlicht ihn erst nach eigener Freigabe. Wer im Chat fragt, wie die vorhandenen Stunden zur Auslastung passen, bekommt eine konkrete Einschätzung für die eigene Planung. Ob eine Stelle wirklich fehlt oder vorhandene Stunden ungünstig verteilt sind, entscheidet weiterhin der Inhaber.

Erwerbsmigration, Quereinstieg und Ausbildung erweitern den möglichen Bewerberkreis. Eine Auswertung der vorhandenen Stunden prüft zuerst, ob die offene Rolle im geplanten Umfang nötig ist. Beides beantwortet unterschiedliche Fragen und kann parallel sinnvoll sein.

Wie sich eine einzelne Kündigung finanziell auswirkt, sobald eine Stelle doch neu besetzt werden muss, zeigt unser Rechner für tatsächliche Personalwechsel im Detail. Wenn Bewerber beim Angebot abspringen, helfen die aktuellen Gehaltswerte für Service, Küche und Bar bei der Einordnung. Und bevor du eine Kernrolle auf mehrere kleine Verträge verteilst, zeigt unser Minijob-Leitfaden für die Gastronomie, wann diese Flexibilität wirklich passt.