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Prime Cost in der Gastronomie: Formel, Richtwerte je Betriebsart und die Wochenrechnung (2026)

Prime Cost ist Wareneinsatz plus Personalkosten, geteilt durch den Nettoumsatz. Aus BMF-Richtsätzen und Eurostat ergibt sich für eine Gaststätte rechnerisch rund 61 Prozent, für einen Imbiss rund 65. Dazu die Wochenrechnung, die Mehrwertsteuerfalle seit 2026 und welche Hälfte du zuerst angehst.

Alex Riesenkampff

7. August 2026 · Aktualisiert am 6. Oktober 2026 · 14 Min. Lesezeit · Markdown

Prime Cost ist dein Wareneinsatz plus deine vollen Personalkosten, geteilt durch den Nettoumsatz. Als gesund gelten in Ratgebern 55 bis 65 % vom Nettoumsatz. Eine amtliche deutsche Zahl für die Summe gibt es nicht, aber zwei amtliche Quellen liefern die beiden Hälften: Die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums nennt für Gaststätten einen Wareneinsatz von 28 %, Eurostat für Restaurants, Imbisse und Cafés einen Personalkostenanteil von 32,8 % (2024). Zusammen ergibt das für eine typische Gaststätte rechnerisch rund 61 %.

Das ist ein Mittelwert, keine Zielmarke. Für viele klassische Restaurants mit Bedienung liegt laut DEHOGA vor allem das Personal deutlich höher, der Wareneinsatz etwas. Wie sich die Warenseite allein einordnet, zeigt unser Beitrag zur Wareneinsatzquote, die Personalseite unser Beitrag zu den Personalkosten-Benchmarks. Hier geht es um die Summe und darum, welche Hälfte du zuerst anfasst.

Was ist Prime Cost und wie lautet die Formel?

Prime Cost = Wareneinsatz + volle Personalkosten, und die Prime-Cost-Quote = Prime Cost ÷ Nettoumsatz × 100. BarBrain schreibt es so: „Prime Cost = (Wareneinsatz + Bruttopersonalkosten) / Netto-Umsatz × 100“. Miete, Energie, Versicherungen und Kartengebühren bleiben draußen.

Zwei Begriffe entscheiden, ob die Zahl etwas taugt. Wareneinsatz ist, was du verbraucht hast: Anfangsbestand plus Einkauf minus Endbestand, netto ohne Vorsteuer. Die Richtsatzsammlung setzt ihn ebenfalls ohne Vorsteuer an und stellt klar, dass Energie nicht dazugehört. Personalkosten sind alles, was ein Mensch dich kostet, mit sämtlichen Nebenkosten.

Die Arbeitgeberanteile sind kein Rundungsfehler. Allein die Sozialversicherung kostet dich 2026 gut 21 % auf jeden Bruttolohn (Techniker Krankenkasse), dazu kommen Umlagen und Berufsgenossenschaft. Unser Beitrag zu den Personalkosten-Benchmarks rechnet vor, warum am Ende rund ein Viertel obendrauf steht.

Die eigenen Stunden sind die Stelle, an der sich kleine Betriebe selbst täuschen. Die Richtsatzsammlung unterstellt ausdrücklich, „dass ein Betriebsinhaber ohne Entlohnung mitarbeitet“, und auch die Strukturerhebung des Statistischen Bundesamts, die Eurostat die deutschen Personalkosten liefert, lässt den kalkulatorischen Unternehmerlohn ausdrücklich weg. Für deine eigene Rechnung gilt das Gegenteil.

Eine Woche in einem Nachbarschaftscafé, durchgerechnet:

Ohne die eigenen Stunden sieht die Woche ordentlich aus. Mit ihnen liegt sie über der Marke, die BarBrain als kritisch einstuft, und das ist die ehrliche Zahl für ein Café, das ohne seine Inhaberin nicht läuft.

Welche Prime Cost ist in der Gastronomie normal?

Aus dem Wareneinsatz-Mittelsatz der BMF-Richtsatzsammlung und dem Eurostat-Personalkostenanteil von 2024 ergibt sich rechnerisch eine Prime Cost von rund 55 % für eine Eisdiele bis rund 65 % für einen Imbiss. Die beiden Quellen messen unterschiedliche Betriebe: Das BMF wertet Betriebsprüfungen aus, Eurostat die gesamte Branche. Die Summe ist deshalb eine rechnerische Orientierung je Betriebsart; gemessen hat sie niemand.

Die Personalseite steigt. Eurostat weist für die gesamte deutsche Gastronomie 30,9 % Personalkostenanteil für 2023 aus und 33,2 % für 2024. Seitdem ist der Mindestlohn zum 1. Januar 2026 auf 13,90 € gestiegen, 2027 folgen 14,60 € (BMAS). Was dieser Schritt für einen Betrieb mit mehreren Mindestlohnkräften bedeutet, rechnet unser Beitrag zum Mindestlohn 2027 vor. Wer heute mit den Werten aus der Tabelle plant, sollte die Personalseite deshalb eher höher ansetzen als dort ausgewiesen.

Für klassische Restaurants mit Bedienung zeichnen die Verbände ein härteres Bild. DEHOGA-Präsident Guido Zöllick nannte im September 2025 für viele klassische Restaurants Personalkosten von über 40 % und einen Wareneinsatz von über 30 %. Dr. Thomas Geppert, Landesgeschäftsführer des Dehoga Bayern, sprach im Februar 2026 von einer Branche, „in der Personalkosten oft über 40 Prozent des Umsatzes liegen“. Ein Betrieb in dieser Lage kommt auf über 70 % Prime Cost, und dann bleibt für Miete, Energie und Gewinn zu wenig.

Eine Präsentation, die der DEHOGA Nordrhein-Westfalen 2022 veröffentlicht hat, setzt die Kostenblöcke einer Gastronomie mit 35 % Personal und 28 % Wareneinsatz an, also 63 % Prime Cost. Die Ratgeber der Gastro-Software-Anbieter liegen im selben Korridor. Heptic nennt 55 bis 65 % als gesund, BarBrain schreibt: „unter 60 Prozent gilt als sehr gut, unter 65 Prozent als gesund, über 65 Prozent als strukturell kritisch“.

Die Empfehlung daraus: Vergleiche deine Prime Cost ohne eigene Stunden mit dem Wert deiner Betriebsart aus der Tabelle, und behandle 65 % mit eigenen Stunden als die Linie, ab der du handelst. Eine Kneipe landet in der Rechnung tiefer, weil der Ausschank pro Euro Umsatz weniger Personal braucht: Eurostat weist dafür 26,4 % Personalkosten aus. Ein Restaurant mit Vollbedienung und frischer Küche wird eher am oberen Rand landen.

Wie rechne ich die Prime Cost jede Woche ohne Steuerberater?

Eine wöchentliche Prime Cost zeigt ein Kostenproblem, solange du die nächste Bestellung und den nächsten Dienstplan noch ändern kannst; die Monatsauswertung kommt erst, wenn bis zu vier Wochen davon bezahlt sind. Auf die BWA vom Steuerberater musst du dafür nicht warten. Die Wochenrechnung kommt mit drei Belegen aus: Kassenbericht, Lieferantenrechnungen und Dienstplan.

Warum verzerrt die Mehrwertsteuer seit 2026 die Prime Cost?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten 7 % Umsatzsteuer auf Speisen und 19 % auf Getränke, und wer den Nettoumsatz mit einem einheitlichen Satz herausrechnet, verschiebt seine Prime Cost um mehrere Prozentpunkte. Die Bundesregierung fasst die Änderung so: Die Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie wird „mit Ausnahme der Abgabe von Getränken“ von 19 auf sieben Prozent gesenkt.

Ein Beispiel mit 10.000 € Bruttokasse in einer Woche, davon 6.000 € Speisen und 4.000 € Getränke, und 5.400 € Wareneinsatz plus Personal:

Der falsche Rechenweg macht aus demselben Betrieb einmal einen gesunden und einmal einen kritischen. Dazu wandert der Fehler mit dem Speisen-Getränke-Mix. Ein Freitag mit viel Barumsatz und ein Sonntagmittag mit voller Küche zeigen dann unterschiedliche Werte, obwohl Küche und Dienstplan gleich liefen. Der Tagesabschluss deiner Kasse (Z-Bon) weist die Umsätze je Steuersatz getrennt aus; nimm diese Zeilen. Welche Position in welchen Satz fällt, klärt unser Beitrag zur Mehrwertsteuer in der Gastronomie.

Die Steuersenkung hat die Prime Cost vieler Betriebe rechnerisch verbessert, weil bei gleichem Bruttopreis mehr Nettoumsatz bleibt. An die Gäste weitergegeben wird sie meist nicht, berichtete das ZDF im Februar 2026. „Ich würde es gerne weitergeben, aber ich möchte meinen Leuten auch mehr Lohn zahlen“, sagte Michaela Graeser-Briedel, die das Stadtcafé in Suhl betreibt. Wer so entscheidet, sieht die Verschiebung später in der Personalhälfte wieder.

Wareneinsatz oder Personal: Welche Hälfte ist das Problem?

Eine zu hohe Prime Cost sagt nicht, welche Hälfte schuld ist; auffällig ist ein Wareneinsatz über dem oberen Ende der BMF-Spanne deiner Betriebsart (Gaststätte 36 %, Café 35 %, Imbiss 41 %) oder ein Personalanteil, der klar über dem Schnitt deines Konzepts liegt und weiter steigt. Der Mittelsatz ist der Durchschnitt geprüfter Betriebe, das obere Ende der Spanne der höchste Wareneinsatz, den die Richtsätze für die Betriebsart noch abdecken. Wer darüber liegt, sucht zuerst bei Portionen, Schwund und Einkauf.

Beim Personal vergleichst du deinen Anteil ohne eigene Stunden, denn der Branchenschnitt enthält keinen Inhaberlohn. Er liegt bei 32,8 % für Restaurants, Imbisse und Cafés und bei 26,4 % für Kneipen und Bars (Eurostat 2024). Viele klassische Restaurants liegen laut DEHOGA über 40 %; dort ist ein Anteil über dem Schnitt normal, und der Vergleich mit den eigenen Vorwochen sagt mehr. Sind beide Hälften auffällig, fang beim Dienstplan an. Planänderungen zeigen sich laut dem US-Anbieter für Restaurant-Buchhaltung useforcs.com innerhalb von 2 bis 4 Wochen in den Zahlen, Änderungen beim Wareneinsatz erst nach 6 bis 8 Wochen.

Auf der Warenseite kann eine kürzere Karte mehr bringen als ein neuer Lieferant. Ein Café mit hausgemachten Kuchen in Köln, ein anonymisiertes Super44-Beispiel, hat die Karte auf seine fünf meistverkauften Kuchen konzentriert und die Ladenhüter gestrichen. Das spart 500 bis 700 € im Monat, dazu weniger Verschnitt und weniger Backstress. Was beim Verhandeln mit Lieferanten zieht, zeigt unser Beitrag zum Verhandeln mit Lieferanten.

Reicht eine gute Prime Cost, damit der Betrieb trägt?

Nein: Bei 61 % Prime Cost, 10 % Miete und 6 % Energie bleiben nur 23 % vom Nettoumsatz für alles andere und den Gewinn. Das DEHOGA-Rechenbeispiel aus Nordrhein-Westfalen setzt Miete oder Pacht mit 8 bis 12 % vom Nettoumsatz an und Energie mit 5 bis 7 %. Alle vier Blöcke zusammen kommen dort auf rund 80 % vom Nettoumsatz.

Für ein Restaurant mit 30.000 € Nettoumsatz im Monat sieht das so aus:

Eine günstige Altmiete erlaubt eine Prime Cost ein paar Punkte höher. Ein neuer Pachtvertrag bei 12 % vom Umsatz verlangt, dass die Prime Cost am unteren Rand ihrer Spanne liegt. Prüf deshalb zuerst Miete und Energie, bevor du dir eine Zielquote setzt. Was Energie einen deutschen Betrieb 2026 kostet, zeigt unser Beitrag zu den Energiekosten in der Gastronomie. Wie du eine Lücke in den ersten Monaten überbrückst, steht in unserem Beitrag zur Liquidität in den ersten sechs Monaten.

Wann ist eine höhere Prime Cost die richtige Entscheidung?

Selbermachen verschiebt Kosten vom Wareneinsatz zum Personal, Zukaufen verschiebt sie zurück: Zwei Restaurants können mit umgekehrter Aufteilung bei denselben 62 % Prime Cost landen. Welcher Weg besser ist, sagt die Prime Cost nicht. Sie sagt nur, ob sich die Entscheidung trägt.

Die Zahlen sind ein Beispiel; es geht um den Tausch. Vergleiche den Einkaufspreis der Fertigware mit den vollen Kosten des Selbermachens, Arbeitszeit eingerechnet. Dann frag, ob „hausgemacht“ bei deinen Gästen einen höheren Preis oder mehr Stammgäste bringt. Ein gehobenes Restaurant liegt bewusst am oberen Rand, weil weniger Gäste mit höherem Bon jeden Teller und jede Fachkraftstunde besser bezahlen. Problematisch wird eine hohe Prime Cost erst, wenn sie steigt, ohne dass eine Entscheidung dahintersteht.

Was kostet es, die Prime Cost zu hart zu drücken?

Wer Portionen oder Öffnungsstunden kürzt, um eine Quote zu erreichen, kann mehr Umsatz verlieren, als er spart: Bei einem Super44-Café, das dienstags zwei Stunden später öffnete, fiel der Dienstagsumsatz von 299 € auf 191 €. Super44 hat die Änderung in den eigenen Kassendaten des Cafés gemessen, und der Umsatzverlust war größer als die gesparten Löhne. Der Dienstplan sah schlanker aus, das Café stand schlechter da.

Große Ketten lernen dasselbe öffentlich. Analysten von Wells Fargo wogen 2024 laut CBS News 75 identische Burrito-Bowls aus acht New Yorker Chipotle-Filialen; die schwersten wogen bis zu 87 % mehr als die leichtesten. Im dritten Quartal 2024 stiegen Chipotles Kosten für Lebensmittel, Getränke und Verpackung auf 30,6 % vom Umsatz, nach 29,7 % ein Jahr zuvor. Als Gründe nannte der Konzern teurere Avocados und Milchprodukte, mehr Rindfleisch durch das Smoked-Brisket-Angebot und einen höheren Zutatenverbrauch, weil er auf gleichmäßige und großzügige Portionen achtete. Ein Teil des Anstiegs war also eine bewusste Entscheidung für den Teller.

Über Preissenkungen sagte Zöllick im September 2025: „Preissenkungen sind keine Frage des Wollens, sondern des Könnens“. Für Kürzungen auf der Kostenseite gilt dasselbe: Was nicht geht, ohne Gäste oder Team zu verlieren, ist keine Einsparung.

Wer beide Hälften jede Woche führt, erkennt den Unterschied zwischen einer bewussten Entscheidung und einer schleichenden Verschiebung. Super44 übernimmt das aus deinem verbundenen Kassensystem und Dienstplan: Deine Prime Cost bleibt aktuell, nach Tageszeit in Wareneinsatz und Personal aufgeteilt, mit der konkreten Maßnahme dort, wo sich etwas bewegt hat. Liegt die Ursache beim Personal, zeigt unser Beitrag zu den Ursachen von Überstunden, wie du versteckte Mehrarbeit von echtem Bedarf trennst. Bewegt sich der Wareneinsatz, hilft unser Beitrag zur Speisekarten-Kalkulation beim einzelnen Gericht und der zum Menu Engineering bei der ganzen Karte.