GuidesAktualisiert

Kassensystem-Kosten im Vergleich: Was ein Wechsel wirklich kostet (2026)

Die Monatsgebühr auf der Preisseite ist selten die Hälfte der tatsächlichen Kosten eines Kassensystems. Hier sind die echten Zahlen zu TSE-Pflicht, Kartengebühren und Vertragsklauseln bei vectron, ready2order, Gastronovi, Lightspeed und SumUp, und was ein Wechsel konkret kostet.

Alex Riesenkampff

17. Juli 2026 · Aktualisiert am 12. August 2026 · 14 Min. Lesezeit · Markdown

Die Preisseite eines Kassensystems zeigt dir eine Monatsgebühr, egal ob du ein Café, eine Bar oder eine kleine Bäckerei mit einer einzigen Kasse führst. Was sie fast nie zeigt: die TSE-Pflicht, die Kartengebühr pro Transaktion und die Kündigungsfrist, die aus einem monatlich kündbaren Vertrag plötzlich eine Zwei- oder Dreijahresbindung macht. Bei vectron liegt die tatsächliche Kartengebühr bei 1,29 % (bei Amex 1,9 %), mehr als das Vierfache des gesetzlichen Interchange-Deckels von 0,3 % für Kreditkarten und das ist kein Ausreißer, sondern wie das System aufgebaut ist. Dieser Beitrag rechnet die drei Kostenschichten durch, die zusammen die echte Total Cost of Ownership eines Kassensystems ergeben, und zeigt, welche Vertragsklauseln aus einem Wechsel ein Projekt machen. Super44 verkauft und vermittelt keine Kassensysteme; das hier ist keine Werbung für einen Anbieter, sondern die Rechnung, die im Verkaufsgespräch meist fehlt.

Die Softwaregebühr ist nur die erste Schicht

Die reinen Softwarepreise unterscheiden sich zwischen den geprüften Anbietern um mehr als das Zweifache, ohne dass Hardware oder Kartengebühren schon eingerechnet sind. ready2order verlangt 35,90 € im Monat für das Kassensystem-Abo plus 15,90 € für das TSE-Paket. Gastronovi berechnet für die erste Kassenlizenz 69 € im Monat, für die zweite bis fünfte je 59 € und ab der sechsten je 49 €, die Cloud-TSE kostet dort separat 14 € im Monat. Lightspeed verlangt für Restaurant-Kassen 89 € (Basic), 159 € (Core) oder 249 € (Pro) im Monat, mit 49 € Aufpreis pro zusätzlicher Kassenlizenz. SumUp bietet ein Basis-Kassensystem ganz ohne Grundgebühr an, dafür mit Gebühr pro Transaktion, oder die Variante "Kassensystem Plus" für 39 € im Monat.

Dieser Beitrag rechnet durch, was ein Wechsel kostet, wenn du bereits ein System hast. Wer dagegen gerade erst auswählt, findet die Anbieter mit allen veröffentlichten Konditionen nebeneinander in unserem unabhängigen Vergleich der Kassensysteme für die Gastronomie, inklusive der drei Anbieter, die ihren Kartensatz gar nicht veröffentlichen.

Die Reihenfolge in dieser Tabelle sagt noch nichts darüber, welches System am Ende günstiger ist. Ein Anbieter mit niedriger Einstiegsgebühr kann bei der Kartengebühr oder bei den Pflichtkosten für TSE und Datenexport draufsatteln, während ein teurerer Anbieter dort transparenter oder günstiger ist. Das entscheidet sich erst in den nächsten beiden Schichten.

Die Pflichtkosten, die niemand einpreist

Die TSE ist keine Kassensystem-Zusatzfunktion, sondern eine gesetzliche Pflicht, und über fünf Jahre kostet die Cloud-Variante das Zweieinhalb- bis Vierfache einer gekauften Hardware-TSE. Seit 2020 muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion eine Technische Sicherheitseinrichtung besitzen. Bei der Hardware nennt Epson für seine zertifizierten Module 233,58 € netto (MicroSD) beziehungsweise 244,80 € netto (USB), jeweils mit 60 Monaten Zertifikatslaufzeit — das ist zugleich der Fünf-Jahres-Betrag, weil danach das Zertifikat abläuft.

Die Cloud-Variante wird dagegen monatlich abgerechnet, und die Preise stehen bei den Kassenanbietern selbst: Tillhub nennt 119 € im Jahr, Gastronovi 14 € im Monat und ready2order 15,90 € im Monat. Über fünf Jahre sind das 595 €, 840 € beziehungsweise 954 €, gegenüber rund 234 € für die Epson-Hardware. Für einen Betrieb mit einer Kasse ist Kauf damit klar günstiger; die Cloud lohnt sich, wenn mehrere Kassen ein Paket teilen, wie es ready2order mit seinem betriebsweiten TSE-Paket anbietet, oder wenn man die Anschaffung bewusst in monatliche Beträge strecken will.

Bemerkenswert ist dabei, wer diese Preise nicht nennt: Die eigentlichen TSE-Zertifizierer veröffentlichen sie nicht. Weder fiskaly noch Swissbit noch D-Trust führen auf ihren eigenen Seiten einen Preis für die Cloud-TSE; verkauft und bepreist wird sie ausschließlich über die Kassenanbieter. Wer die TSE-Kosten vergleichen will, kann das folglich nur über die Kassenanbieter tun, nicht über den Hersteller der Sicherheitseinrichtung.

Der Preis ist nicht das einzige Argument

Wer hier nur rechnet, entscheidet falsch herum, denn die beiden Varianten verteilen Aufwand und Risiko unterschiedlich. Für die Cloud sprechen drei Dinge. Es gibt kein Bauteil, das ausfallen, verloren gehen oder gestohlen werden kann. Der Zertifikatswechsel entfällt: Eine gekaufte TSE ist laut Epson nach 60 Monaten oder 20 Millionen Signaturen am Ende und muss körperlich ersetzt werden, während fiskaly sein Cloud-Zertifikat bis 2033 verlängert hat und die Aktualisierung ohne Zutun des Betriebs einspielt. Und die Einrichtung braucht keine Hardware-Beschaffung, sondern nur einen Zugang.

Für die Hardware spricht vor allem ein struktureller Punkt: Sie signiert ohne Netzverbindung. Eine Cloud-TSE kann genau dann ausfallen, wenn das Internet ausfällt, und dieses Risiko existiert bei einem lokalen Modul nicht. Wichtig ist dabei, was rechtlich gilt und was nicht: Fällt die TSE aus, darf die Kasse laut Anwendungserlass zu § 146a AO weiterlaufen. Der Ausfall muss auf den Belegen erkennbar sein, Beginn, Ende und Grund sind zu dokumentieren, und die Ursache ist unverzüglich zu beheben. Eine Höchstdauer für einen solchen Ausfall ist nirgends veröffentlicht — die praktische Grenze ist die Bewertung durch die Prüfung, die einen zu langen Ausfall als schwerwiegenden Mangel einstufen und zur Hinzuschätzung greifen kann. Wer eine Zahl wie "48 Stunden" liest, liest eine Erfindung.

Eine Pflicht bleibt in beiden Fällen bestehen, und sie wird gern übersehen: Das Bundesfinanzministerium verlangt ausdrücklich, "die Daten einer TSE regelmäßig zu sichern", gerade wegen des Risikos von Diebstahl oder Defekt. Die Cloud nimmt einem das nicht ab, sie tauscht nur die Risikoart: Statt eines verlierbaren Moduls hat man ein Aufbewahrungsfenster beim Anbieter. fiskaly verkauft die achtjährige GoBD-konforme Archivierung als eigenes Produkt, und mindestens ein Cloud-Anbieter löscht Protokolldaten, die älter als 30 Tage sind. Der Export gehört also in beiden Modellen in den Betriebsablauf.

Ein letzter Punkt korrigiert eine verbreitete Annahme: Eine TSE je Kasse ist nicht vorgeschrieben. Das BMF beantwortet die Frage "Muss je Kasse genau eine TSE eingesetzt werden?" mit "Nein. Mehrere Kassen können an eine TSE angebunden werden", und das BSI bestätigt das. Dass ready2order sein TSE-Paket betriebsweit statt je Gerät abrechnet, ist deshalb keine Lücke, sondern eine kaufmännische Entscheidung auf Basis einer allgemeinen Erlaubnis — und der Grund, warum die Cloud-Rechnung ab der fünften Kasse günstiger ausfällt als vier oder fünf gekaufte Module.

Dazu kommt die Kassenmeldepflicht, seit 2025 in Kraft: Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 im Einsatz waren, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden; seither gilt für neu angeschaffte oder stillgelegte Systeme eine Monatsfrist. Das Finanzamt Nordrhein-Westfalen stellt dazu unmissverständlich klar: "Eine wirksame Erfüllung der Mitteilungspflicht ist nur auf diesem Weg möglich", gemeint ist ausschließlich Mein ELSTER oder die ERiC-Schnittstelle, kein formloser Brief oder Anruf. Diese Frist ist bereits abgelaufen; wer sie verpasst hat, sollte sie jetzt nachholen, nicht auf eine neue Ankündigung warten. Der vollständige Ablauf zum Nachmelden steht in unserem separaten Beitrag zur Kassenmeldepflicht.

Die dritte Pflicht betrifft nicht das Kassensystem selbst, sondern was danach mit den Daten passiert. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen musst du laut § 147 AO 10 Jahre aufbewahren; für Buchungsbelege gilt eine Frist von 8 Jahren, unabhängig davon, ob du in der Zwischenzeit den Anbieter gewechselt hast. Für den technischen Export verlangt die Finanzverwaltung das DSFinV-K-Format, mit dem Kasseneinzelbewegungen, Stammdaten und Kassenabschlüsse einheitlich lesbar bleiben, auch für eine unangekündigte Kassen-Nachschau, bei der ein Prüfer ohne Vorankündigung im Betrieb steht und die Kasse sehen will. Wer sein System wechselt, sollte vom alten Anbieter genau diesen Export verlangen, nicht einen PDF-Ausdruck der letzten Monate: Ein PDF erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine maschinell auswertbare Schnittstelle nicht, ein DSFinV-K-Export schon.

Kartengebühren: gedeckelt heißt nicht günstig

Der EU-Interchange-Deckel liegt bei 0,2 % für Debit- und 0,3 % für Kreditkarten, doch die tatsächliche Kartengebühr bei vectron liegt bei 1,29 % und bei Amex sogar bei 1,9 %. Die Verordnung (EU) 2015/751 begrenzt seit Dezember 2015 nur die Interchange-Gebühr, die an die kartenausgebende Bank fließt. Was auf dem Kontoauszug tatsächlich abgezogen wird, setzt sich aus drei Schichten zusammen: der gedeckelten Interchange-Gebühr, der Scheme-Gebühr an Visa oder Mastercard, und der Marge des Acquirers oder Zahlungsdienstleisters, oft der Kassensystem-Anbieter selbst.

Andere Anbieter zeigen dieselbe Struktur mit anderen Zahlen: ready2order berechnet 1,23 % pro Transaktion ohne Grundgebühr und ohne Mindestumsatz. Beispiele für die effektive Kreditkartenrate in der deutschen Gastronomie reichen von 0,99 % bis 1,55 % je nach Zusatzentgelten, während Girocard-Zahlungen typischerweise bei 0,24 % bis 0,26 % effektiv liegen, näher am Debit-Deckel. Der Handelsverband Deutschland nennt für kleine und mittlere Händler eine ähnliche Größenordnung von rund 0,2 % des Umsatzes für die Girocard, gegenüber 0,8 bis über 1 Prozent bei internationalen Debitkarten. Der Unterschied zwischen Debit- und Kreditkarten-Effektivrate ist also größer als der gesetzliche Deckel allein erklären würde, weil Scheme-Gebühren und Acquirer-Marge bei Kreditkarten stärker durchschlagen.

Für einen Imbiss oder ein Café mit 15.000 € Kartenumsatz im Monat ist der Unterschied zwischen 0,9 % und 1,29 % Kartengebühr rund 59 € im Monat, knapp 700 € im Jahr, allein durch die Rate, ohne dass sich am Softwarepaket oder an der Hardware irgendetwas ändert. Das ist kein Betrag, der eine Kündigung von heute auf morgen rechtfertigt, aber genau die Art von Zahl, die in keinem Preisvergleich auf der Vendor-Website steht, weil dort nur die Softwaregebühr beworben wird.

Der veröffentlichte Satz ist eine Obergrenze, kein Preis

Ein Punkt, der jede Tabelle in diesem Beitrag relativiert und deshalb hierhin gehört: Kartensätze sind verhandelbar und sinken mit dem Umsatz, und mehrere Anbieter schreiben ihre Staffel sogar selbst auf die Preisseite — Flatpay etwa senkt ab 200.000 € Jahresumsatz von 1,39 % auf 0,99 %. Welche Anbieter eine Staffel veröffentlichen, wo genau die Schwellen liegen und wer stattdessen gar keinen Satz nennt, steht vollständig in unserem unabhängigen Vergleich der Kassensysteme für die Gastronomie; für diesen Beitrag zählt nur die Konsequenz daraus.

Und die lautet: Ein Listenpreis richtet sich an Betriebe ohne Alternativangebot, nicht an den Markt. Wer verhandelt, braucht drei Zahlen aus der eigenen Abrechnung — Kartenumsatz, Durchschnittsbon und den heutigen effektiven Gesamtsatz — und ein zweites Angebot; ohne das gibt es für den Vertrieb keinen Grund, vom Listenpreis abzuweichen. Die Größenordnung sollte man dabei realistisch halten. Ein Zehntel Prozentpunkt sind bei 15.000 € Monatsumsatz 180 € im Jahr — das rechtfertigt ein vorbereitetes Telefonat, aber keinen Systemwechsel. Die Beträge, die einen Wechsel tatsächlich tragen, stehen weiter unten bei Laufzeit und Hardware, nicht in der zweiten Nachkommastelle.

Kaufen oder mieten: was die Hardware wirklich kostet

Wer ein Terminal mietet statt kauft, zahlt bei vectron allein für ein stationäres POS-7-Gerät plus Basis-Servicegebühr 74,80 € im Monat, über fünf Jahre gerechnet fast 4.500 €, ohne dass am Ende irgendetwas dem Betrieb gehört. Die monatliche Miete bei vectron liegt je nach Modell zwischen 24,90 € (POS Life) und 39,90 € (POS 7 oder die mobile Order-Hub-Box), dazu kommt die Basis-Servicegebühr von 34,90 € im Monat. Peripheriegeräte wie Bondrucker (9,90 €), Kundendisplay (11,90 €), Scanner (4,90 €) und Kassenlade (ebenfalls 4,90 €) laufen als eigene Monatsposten obendrauf und summieren sich schnell zu einer Rechnung, die mit dem beworbenen Einstiegspreis wenig zu tun hat. Scanner und Kassenlade zusammen sind also 9,80 € im Monat, nicht 4,90 €. Hinzu kommt eine Bindung: vectron nennt für dieselbe Produktlinie eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten.

Nicht jeder Anbieter bindet dich in ein reines Mietmodell: Bei mehreren Kassensystem-Anbietern lässt sich die Hardware auch einmalig kaufen, dann gehört das Gerät danach dem Betrieb, unabhängig davon, wie lange der Softwarevertrag noch läuft. Für eine kleine Bäckerei mit einer einzigen Kasse und wenig Wechseldruck rechnet sich der Kauf meist schneller, weil die Fixkosten nach der Anschaffung wegfallen. Für eine Bar mit mehreren Terminals an Wochenenden, die regelmäßig aufrüstet, kann ein Mietmodell die Investition strecken, solange von Anfang an klar ist, dass am Vertragsende nichts Verwertbares übrig bleibt, das sich in ein neues System mitnehmen ließe. Frag deshalb bei jedem Angebot ausdrücklich, ob Kauf überhaupt eine Option ist, nicht nur, was die Miete kostet.

Die Vertragsklauseln, die einen Wechsel zum Projekt machen

Lightspeed verlängert den Kassensystem-Vertrag automatisch um die volle Mindestlaufzeit, wenn nicht mindestens 90 Tage vor Vertragsende gekündigt wird, während sich Gastronovis Monatstarife laut Anbieter jeweils nur um einen weiteren Monat verlängern. Der offizielle Lightspeed-Servicevertrag formuliert es so: "verlängert sich dieser Vertrag automatisch um die Dauer der Mindestlaufzeit", und die Kündigung braucht "mindestens neunzig (90) Tagen vor dem Ende der aktuellen Laufzeit", sofern die Laufzeit länger als 90 Tage ist; Verträge ohne gesonderten Auftrag brauchen nur 30 Tage. Gastronovi funktioniert strukturell anders, und nennt die Fristen inzwischen offen auf der eigenen Preisübersicht: Die Mindestvertragslaufzeit beträgt bei Monats- und Erfolgstarifen drei Monate, danach ist der Vertrag monatlich kündbar "mit einem Vorlauf von 1 Monat", und Monats- wie Jahrestarife verlängern sich jeweils nur um den gebuchten Zeitraum. Ein Monatstarif verlängert sich also um einen Monat, ein Jahrestarif um ein Jahr, während Lightspeed um die volle ursprüngliche Mindestlaufzeit verlängert. Das ist der Unterschied zwischen einer Frist, die man einmal verpasst, und einer, die einen Betrieb ein weiteres Mehrjahrespaket kostet.

Diese beiden Beispiele zeigen die Bandbreite, die tatsächlich existiert. Bei ready2order und SumUp ist auf der jeweils offiziellen Preisseite weder eine Mindestlaufzeit noch eine Kündigungsfrist genannt, was nicht automatisch bedeutet, dass es keine gibt, sondern dass die Antwort in den AGB steht und nicht auf der Seite, die beim Verkaufsgespräch gezeigt wird. Genau das ist der Punkt: Ein fehlender Hinweis auf der Preisseite ist keine Zusage zur Flexibilität, sondern eine offene Frage, die vor der Unterschrift zu klären ist.

Was würde ein Wechsel wirklich kosten?

Zwei Zahlen entscheiden den größten Teil der Rechnung: wie stark sich deine effektive Kartengebühr wirklich ändern würde, und wie viele Monate Restlaufzeit inklusive Hardware-Restwert noch offen sind. Bei 15.000 € Kartenumsatz im Monat bringt eine um 0,39 Prozentpunkte niedrigere Rate rund 58,50 € im Monat, womit sich typische Ausstiegskosten von 600 € nach gut zehn Monaten amortisiert haben. Das ist die Rechnung, die vor jeder Kündigung steht.

Was der Rechner nicht zeigt: die Stunden, die dein Team braucht, um ein neues System zu lernen, die Zeit für den TSE-Umzug auf ein neues Gerät, und die Tage mit langsamerem Service während der Umstellung. Diese Kosten sind real, aber individuell für jeden Betrieb, deshalb rechnet sie kein Vergleichsportal pauschal vor. Genau deshalb lohnt sich ein Wechsel in der Praxis meist erst, wenn die jährliche Ersparnis die reinen Ausstiegskosten klar übersteigt, und nicht schon bei einem knappen rechnerischen Break-even, das die Reibung der Umstellung noch gar nicht einpreist.

Ohne erneuten Lock-in kaufen

Betriebe, die nicht in der nächsten Vertragsfalle landen, wählen selten das billigste System. Sie fragen vor der Unterschrift nach der Mindestlaufzeit und der Kündigungsfrist, klären, wem die Hardware gehört, und lassen sich schriftlich bestätigen, in welchem Format ihre eigenen Verkaufsdaten am Tag nach der Kündigung noch vorliegen. Diese drei Fragen entscheiden über mehr Geld als jeder Vergleich der Monatsgebühren: Eine automatische Verlängerung um weitere drei Jahre bindet auf dem mittleren Lightspeed-Tarif 5.724 €, während der Unterschied zwischen dem günstigsten und dem teuersten Softwarepaket im Monat bei 160 € liegt. Das gilt für die kleine Bäckerei mit einer Kasse genauso wie für den Laden mit Wochenendpersonal oder das Restaurant mit drei Terminals, nur die Stückzahl der Fragen ändert sich mit der Zahl der Geräte.

Dieselbe Konsequenz gilt für das, was mit den Daten passiert, solange das System noch läuft, nicht erst am Tag der Kündigung. Ein großes Restaurant an einem Fluss im Westen Deutschlands steuert seine ganze Woche inzwischen über einen einzigen Montagmorgen-Bericht: Umsatz, Renner und Ladenhüter, Tischauslastung und frische Bewertungen. Das zeigt, worauf es eigentlich ankommt: Das Kassensystem war nie der eigentliche Wert, sondern die Daten darunter, und eine gute Kaufentscheidung schützt genau diesen Zugriff, unabhängig davon, welcher Anbieter gerade auf dem Bildschirm steht oder wie lange der Vertrag noch läuft. Wie sich diese Zahlen auf der Personalseite auswirken, zeigt unser Beitrag zu den Personalkosten-Benchmarks 2026; wer seine Auswertungen lieber direkt per ChatGPT-Prompt selbst zusammenstellt, findet die passenden Vorlagen in unserem Beitrag zu ChatGPT-Prompts für die Gastronomie.