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Dienstplan mit KI: Was ChatGPT und fünf Dienstplan-Apps für Café, Bar und Restaurant übernehmen, und was das Arbeitszeitgesetz verlangt

Ja, zum Teil. ChatGPT entwirft dir kostenlos eine Woche, wenn du ihm die Regeln mitgibst. Dienstplan-Apps, die selbst einplanen, kosten bei zwölf Leuten zwischen 49 € und 99 € im Monat. Was jede Option übernimmt und was das Arbeitszeitgesetz von jedem Entwurf verlangt, Stand 6. Oktober 2026.

Alex Riesenkampff

6. Oktober 2026 · Aktualisiert am 8. Oktober 2026 · 14 Min. Lesezeit · Markdown

Ja, zum Teil. Den Entwurf kann KI schreiben: Gib ChatGPT Kürzel, Rollen, Vertragsstunden und wer wann kann, und du hast in Sekunden eine Woche im Raster, kostenlos. Was ein Chatbot nicht weiß, ist, wer am Dienstag getauscht hat, wie voll der Samstag wird und ob zwischen Spätdienst und Frühschicht noch elf Stunden liegen. Für ein Team bis etwa acht Leute mit festen Schichten reichen ChatGPT und deine Tabelle. Darüber kosten Dienstplan-Apps, die Schichten selbst besetzen, bei zwölf Leuten 49 € bei Super44 und 99 € bei Ordio; Papershifts Tarife mit Automatik beginnen erst bei 16 Mitarbeitenden.

Zwei Dinge vorweg. Bei den meisten Apps steckt die automatische Planung nicht im günstigsten Tarif, sondern eine Stufe höher oder in einem Add-on. Und für den Entwurf haftest du, nicht die KI: Arbeitszeitgesetz, Jugendarbeitsschutz und Minijob-Grenze gelten für jeden Plan, egal wer ihn geschrieben hat.

Diese Seite gehört zu unserem Überblick KI in der Gastronomie. Wer Dienstplan-Apps nach Kündigungsfrist, Lohn-Export und Kopfpreis vergleichen will, findet das im Vergleich der Dienstplan-Apps für die Gastronomie. Hier geht es nur um eine Frage: Was übernimmt die KI?

Wer diese Seite veröffentlicht

Super44 veröffentlicht diese Seite und ist einer der sechs Einträge. Niemand bezahlt für eine Nennung. Ordio ist für uns zusätzlich eine Datenquelle: Wer zu uns wechselt, kann seine Ordio-Schichthistorie mitnehmen. Die Preise unten gelten für einen Betrieb mit zwölf Namen im Plan, so wie die Anbieter sie am 6. Oktober 2026 veröffentlicht haben.

ChatGPT und die Tabelle, die du schon hast

Die kostenlose Option, und für ein kleines Team die richtige. ChatGPT macht aus "S1 kann montags nicht, K2 will 30 Stunden, Freitag und Samstag abends brauchen wir zwei an der Bar" schneller ein Wochenraster, als du Excel geöffnet hast. Es prüft auch einen Plan, den du selbst gebaut hast.

Was es gut kann, ist Flexibilität. Nichts einzurichten, niemand zu schulen, und Sonderregeln wie "K1 schließt sonntags nie" versteht es in normaler Sprache. Den kompletten Prompt dafür findest du weiter unten.

Wer sich nicht darauf verlassen sollte: jeder mit mehr als etwa acht Leuten, wechselnden Aushilfen oder einem Team, das seine Schichten auf dem Handy sehen will. Ein Chat pflegt keine Verfügbarkeiten, verschickt keinen Plan und erfasst keine Arbeitszeit. Er bricht außerdem öfter Regeln, als es aussieht. Im Benchmark SCHEDBench vom August 2026 hielt das stärkste getestete Modell, GPT-5.5, bei umformulierten Varianten derselben Aufgaben nur in 55,9 % der Fälle alle harten Regeln ein. Der Schnitt über dreizehn Modelle lag bei 15,2 %. Die Modelle durften dort keinen Code ausführen, was ChatGPT kann. Der Wert ist also eine Warnung, kein Messergebnis für ChatGPT. Und Namen sind Beschäftigtendaten: Arbeite mit Kürzeln statt Namen und lass Krankheitsgründe weg.

Kosten: kostenlos. Go kostet 8 € im Monat, Plus 23 €. Netto oder brutto nennt die Seite nicht. Claude und Gemini leisten dasselbe, und unser Vergleich der KI-Tools für die Gastronomie stellt die Assistenten nebeneinander.

Papershift

Eine Dienstplan- und Zeiterfassungssoftware mit Kopfpreis, die zwei Stufen Automatik verkauft. Im Premium-Tarif steht "Automatische Schichtzuweisung nach Regeln", im Professional-Tarif "Vollautomatische Dienstplanbelegung".

Was es gut kann, ist Regeln durchsetzen, die du einmal festlegst. Die Vergleichstabelle beschreibt die automatische Belegung mit "Schichten automatisch per Klick optimal besetzen", dazu kommen individuelle Arbeitszeitmodelle und eine erweiterte Pausenlogik. Die digitale Zeiterfassung steckt schon im günstigsten Tarif, die Daten liegen laut Preisseite im EU-Hosting, und die Seite nennt Schnittstellen zu "DATEV, LODAS & Exporte für den Steuerberater".

Wer es nicht nehmen sollte: ein kleines Team, das die Automatik will. Sie beginnt erst bei Premium zu 6 € je Kopf, der Preisrechner startet bei 16 Mitarbeitenden, und dazu kommen 39 € Grundgebühr, alles zuzüglich MwSt. Papershift Light für Teams bis 15 Leute kostet bei zwölf Personen 72 € im Monat ohne Grundgebühr, führt aber keine automatische Besetzung auf und bindet dich 24 Monate. Die Automatik besetzt Schichten. Wie viele Leute du wann brauchst, legst du selbst fest.

Kosten: 4 €, 6 € oder 9 € je Mitarbeitendem im Monat plus 39 € Grundgebühr, zuzüglich MwSt., im Jahresabo. Der Preisrechner beginnt bei 16 Mitarbeitenden: Premium kostet dann 135 € netto, brutto 160,65 €, Professional 183 € netto. Teams bis 15 schickt Papershift zu Light. Vierzehn Tage Test kosten nichts.

gastromatic

Der Gastronomie-Spezialist auf dieser Liste, und der einzige, der Bedarfsplanung und Besetzung offen als zwei getrennte Schritte beschreibt. Erst entsteht das Schichtgerüst, dann besetzt ein Algorithmus es.

Was es gut kann, ist die Besetzung nach Regeln, die du gewichtest. gastromatic schreibt: "Du legst Regeln, Verfügbarkeiten und Wünsche fest, das System erstellt Vorschläge, du prüfst und veröffentlichst." Der Algorithmus plant laut Anbieter "unter Berücksichtigung aller Bedingungen ... wie z.B. Sperrzeiten, Stundenstände oder Freiwünsche" und zeigt Über- und Unterkapazitäten. Ruhezeiten und Einsatzgrenzen nennt die Seite ausdrücklich als Planungsregeln. Die Daten liegen in deutschen Rechenzentren, die nach DIN ISO 27001 zertifiziert sind.

Wer es nicht nehmen sollte: wer wissen will, was die Automatik kostet, bevor er spricht. Der "Automatisierte Dienstplan" steht unter den Add-ons, ohne Preis. Der Bedarf kommt aus der "Umsatzerwartung", die du in der Personalbedarfsplanung selbst festlegst; die Prognose bleibt also deine. Und wer sich nicht binden will, ist hier falsch: drei Monate Kündigungsfrist beim Einjahresvertrag, sechs beim Zweijahresvertrag.

Kosten: Starter ab 69,50 € und Professional ab 99,50 € im Monat, beides als Untergrenze ausgewiesen, plus das Add-on auf Anfrage. Ob die Preise netto oder brutto gelten, steht auf der Preisseite nicht.

Ordio

Eine Plattform für Schichtbetriebe mit Pauschalpreis pro Standort und einem KI-Agenten namens Nano. Auf der Startseite steht: "Ordio erstellt KI-gestützte Schichtpläne basierend auf den Wünschen deiner Mitarbeitenden über individuelle Bewerbung, Verfügbarkeiten oder per Zuteilung."

Was es gut kann, ist Planung per Chat. Ordio beschreibt Nano so: "Dein KI-Agent in Ordio besetzt Schichten, beantwortet HR-Fragen und erledigt Routine per Chat." Fällt jemand für die Frühschicht aus, fragst du nach Ersatz und bekommst verfügbare Leute genannt. Nano "prüft Änderungen vor der Umsetzung und weist auf Konflikte oder Unstimmigkeiten hin", und er gehört laut Preisseite zu den Basisfunktionen jedes Pakets. Weil pro Standort abgerechnet wird, kostet ein Betrieb mit achtzehn Aushilfen dasselbe wie einer mit sechs Festangestellten.

Wer es nicht nehmen sollte: wer zwischen KI-Vorschlag und Team einen festen Freigabeschritt will. Ordio schreibt selbst: "Nano erstellt nicht nur Planungsvorschläge, sondern setzt Änderungen direkt um." Dazu verschiebt die Tarifstruktur den Einstiegspreis. Die gesetzeskonforme Zeiterfassung beginnt erst bei Plus, der DATEV-Export erst bei Pro.

Kosten: 99 € im Monat pro Standort im Starter-Tarif, 149 € mit Zeiterfassung, 199 € mit DATEV-Export, jeweils bei monatlicher Abrechnung. Bei Jahreszahlung sind es 89 €, 129 € und 169 €. Netto oder brutto nennt die Seite nicht. Sieben Tage Test sind kostenlos.

Super44

Unser eigener Eintrag. Super44 ist ein KI-Assistent für unabhängige Betriebe, der Kasse, Bewertungen und Dienstplan an einem Ort liest. Für die Dienstplanung entwirft er die kommende Woche aus Rollen, Verfügbarkeiten, genehmigtem Urlaub, dem Muster der letzten Wochen und der Nachfrage aus deinen eigenen Kassendaten. Du prüfst, änderst im Chat oder in der Planansicht und veröffentlichst selbst. Ohne diesen Schritt sieht dein Team nichts.

Was er gut kann, ist Hinweise nach deutschem Recht direkt am Entwurf. Er markiert zu kurze Ruhezeiten nach § 5 ArbZG, verfolgt bei der Gastro-Verkürzung auf zehn Stunden den Ausgleich, und warnt bei mehr als zehn Stunden am Tag und bei fehlenden Pausen. Ist das Geburtsdatum hinterlegt, warnt er bei Mitarbeitenden unter 18 vor zu vielen Stunden am Tag oder in der Woche, vor Arbeit außerhalb der erlaubten Uhrzeiten und vor mehr als fünf Arbeitstagen. Und er warnt, wenn ein Minijob über die 603-Euro-Grenze zu rutschen droht. Dein Team trägt in der Superstaff-App Verfügbarkeiten und Urlaub ein, tauscht Schichten und meldet sich krank. Gestempelt wird per App oder am Kiosk im Betrieb, und freigegebene Zeiten gehen als CSV, DATEV LODAS oder Lexware an die Lohnbuchhaltung.

Wer ihn nicht nehmen sollte: ein Betrieb ohne angebundene Kasse, denn dann fehlt dem Entwurf die Nachfrage, und ein Team, dessen Plan jede Woche gleich aussieht. Superstaff, die Dienstplanung, ist noch in der Beta. Und wir sind kein Kassensystem.

Kosten: 49 € im Monat inklusive MwSt. im Plus-Tarif, pauschal für den Betrieb, Zeiterfassung eingeschlossen, monatlich kündbar. Der kostenlose Tarif umfasst Bewertungen und Antwort-Unterstützung, keine Dienstplanung.

Planday

Die internationale Plattform im Feld, mit dem niedrigsten Kopfpreis und dem neuesten KI-Werkzeug. Der Auto-Dienstplaner ist laut Planday "eine brandneue, agentenbasierte Methode zur Erstellung Ihres Dienstplans" und steht in der Beta.

Was er gut kann, ist aus einem eingespielten Muster den nächsten Entwurf machen. Er berücksichtigt "Arbeitsstunden laut Vertrag", "Verfügbarkeit der Mitarbeiter", "Arbeitszeitregelungen" und "Bisherige Dienstplanmuster". Der Entwurf landet zuerst bei dir, und deine Mitarbeitenden sehen ihn erst, wenn du ihn veröffentlichst. Die einfache Zeiterfassung steckt schon im Starter-Tarif.

Wer ihn nicht nehmen sollte: wer die KI-Planung jetzt braucht. Planday führt den Auto-Dienstplaner "Region für Region" für ausgewählte Plus- und Pro-Kunden ein, beginnend mit Großbritannien und Irland, dann den nordischen Ländern und der DACH-Region. Er braucht "mindestens zwei Wochen tatsächlichen Dienstplanverlauf" und ist laut Planday am genauesten bei "vorhersehbaren, sich wiederholenden Mustern". Fest im Preisblatt steht "Automatische Dienstplanung" nur beim Pro-Tarif mit individuellem Preis.

Kosten: Starter 2,99 € je Benutzer im Monat, mindestens fünf; Plus 4,99 € je Benutzer plus 25 € Abogebühr, mindestens zehn. Bei zwölf Leuten sind das 35,88 € im Starter- und 84,88 € im Plus-Tarif. Netto oder brutto nennt die Seite nicht.

Diese Seite sortiert die Anbieter danach, wer den Entwurf selbst macht. Wenn du sie stattdessen nach Kopfpreis, Zeiterfassung, Lohn-Export und Kündigungsfrist sortiert sehen willst, steht das im Vergleich der Dienstplan-Apps für die Gastronomie. Was die Stunden am Ende kosten, rechnet der Personalkosten-Rechner aus.

Was jeder KI-Entwurf in Deutschland einhalten muss

Ein Dienstplan wird nicht dadurch rechtmäßig, dass eine Software ihn vorgeschlagen hat. Das Arbeitszeitgesetz, zuletzt geändert am 23. Oktober 2024, erlaubt höchstens zehn Stunden am Tag und verlangt elf Stunden Ruhezeit, in Gaststätten zehn, wenn binnen eines Kalendermonats oder vier Wochen eine andere Ruhezeit auf zwölf Stunden verlängert wird. Genau diese Ausgleichsregel rechnet ein Chatbot selten von selbst mit, weil sie über die Planungswoche hinausreicht. Wie du diesen Ausgleich Monat für Monat festhältst, zeigt der Beitrag zur Ruhezeit im Gastro-Dienstplan.

Drei Pflichten hängen am Plan, ohne im Plan zu stehen. Erstens die Zeiterfassung: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber "Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen" haben. Für Minijobber und alle Beschäftigten im Gaststättengewerbe verlangt § 17 MiLoG zusätzlich die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer bis zum Ablauf des siebten Folgetags. Ein Entwurf, egal wie gut, dokumentiert nicht, wer am Ende bis Mitternacht geblieben ist. Die Reform des Arbeitszeitgesetzes mit elektronischer Erfassung ist laut IHK Rhein-Neckar "noch im frühen Stadium der Gesetzgebungsverfahren"; plane nach dem geltenden Text.

Zweitens die Ankündigung. Wer mit Arbeit auf Abruf plant, muss die Lage der Arbeitszeit nach § 12 Abs. 3 TzBfG "mindestens vier Tage im Voraus" mitteilen. Ein Entwurf, der am Freitag für Montag fertig wird, ist dafür zu spät. Ab 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 €, und unsere Übersicht zum Mindestlohn 2027 in der Gastronomie zeigt, was das für deine Minijobber heißt.

Drittens Datenschutz und Mitbestimmung. Die Datenschutzkonferenz hält für KI-Vorschläge mit rechtlicher Wirkung fest: "Eine lediglich formelle Beteiligung eines Menschen im Entscheidungsprozess ist nicht ausreichend." Den Plan nur durchzuwinken, reicht also nicht. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG bei Beginn und Ende der Arbeitszeit mit und nach Nr. 6 bei Software, die Verhalten oder Leistung überwachen kann. Wo der fertige Plan hängen darf, steht in unserem Beitrag zum Dienstplan-Aushang und zur DSGVO.

Der Prompt: Dienstplan entwerfen und Ruhezeiten nachrechnen

Der Prompt unten lässt ChatGPT zuerst einen Plan bauen und dann jede Lücke zwischen zwei Schichten einzeln nachrechnen. Das ist der Teil, an dem Chatbots am häufigsten scheitern, weil die letzte Schicht der Vorwoche fehlt. Gib sie deshalb immer mit. Für weitere Aufgaben rund um Kalkulation, Bewertungen und Auswertungen gibt es unsere ChatGPT-Prompts für die Gastronomie.

Du bist Assistent für die Dienstplanung in einem Gastronomiebetrieb in Deutschland.
Erstelle zuerst einen Entwurf und prüfe ihn danach selbst. Veröffentliche nichts,
erfinde keine Angaben und frag nach, wenn etwas fehlt.

BETRIEB
- Art des Betriebs: [Café / Bar / Restaurant]
- Planungswoche: [Montag, TT.MM.JJJJ, bis Sonntag, TT.MM.JJJJ]
- Öffnungszeiten je Tag, inklusive Vor- und Nachbereitung: [einfügen]
- Mindestbesetzung je Tag und Uhrzeit und Rolle: [z. B. Fr 18 bis 22 Uhr:
3 Service, 2 Küche, 1 Bar]
- Letzte Schicht der Vorwoche je Person mit Datum und Endzeit: [einfügen]

TEAM (Kürzel statt Namen, z. B. S1, K2, B1; keine Krankheitsgründe)
Je Person: Rolle, Vertragsstunden pro Woche, Beschäftigungsart (Vollzeit,
Teilzeit, Minijob), Stundenlohn bei Minijob, unter 18 ja oder nein (wenn ja:
Alter), Verfügbarkeit, genehmigter Urlaub.
[einfügen]

REGELN
1. Höchstens 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag, Pausen nicht mitgerechnet.
 Markiere jeden Tag über 8 Stunden, weil er im Schnitt von 6 Monaten oder
 24 Wochen auf 8 Stunden ausgeglichen werden muss.
2. Pausen: bei mehr als 6 bis 9 Stunden mindestens 30 Minuten, bei mehr als
 9 Stunden mindestens 45 Minuten, in Blöcken von mindestens 15 Minuten.
 Niemand arbeitet länger als 6 Stunden am Stück. Plane jede Pause mit
 Uhrzeit ein.
3. Ruhezeit: mindestens 11 Stunden zwischen dem Ende einer Schicht und dem
 Beginn der nächsten. 10 Stunden nur, wenn ich es ausdrücklich freigebe.
 Dann muss im selben Kalendermonat oder binnen vier Wochen eine andere
 Ruhezeit derselben Person auf mindestens 12 Stunden verlängert werden.
 Weise diesen Ausgleich aus.
4. Unter 18: höchstens 8 Stunden am Tag und 40 in der Woche, 30 Minuten
 Pause bei mehr als 4,5 Stunden, 60 Minuten bei mehr als 6 Stunden,
 12 Stunden Freizeit zwischen zwei Arbeitstagen. Ab 16 Jahren im
 Gastgewerbe höchstens bis 22 Uhr, sonst 6 bis 20 Uhr. Alles Weitere
 (Berufsschule, unter 15) als "manuell prüfen" markieren.
5. Minijob: Rechne die geplanten Wochenstunden mal 4,33 mal Stundenlohn und
 markiere jeden, der damit über 603 Euro im Monat käme.
6. Niemand wird außerhalb seiner Verfügbarkeit oder im Urlaub eingeplant.
 Kann eine Mindestbesetzung nicht erfüllt werden, zeig die Lücke als
 "unbesetzt" und verteile sie nicht auf andere.
7. Bei Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Schwangerschaft nicht raten,
 sondern "manuell prüfen" markieren.

AUSGABE
A) Dienstplan als Tabelle: Tag, Kürzel, Rolle, Beginn, Ende, Pause von bis,
 Arbeitszeit ohne Pause.
B) Ruhezeit-Prüfung: Für jede Person jede Lücke zwischen zwei
 aufeinanderfolgenden Schichten, auch von der letzten Schicht der Vorwoche
 zur ersten dieser Woche. Spalten: Kürzel, Ende, nächster Beginn, Stunden
 dazwischen, Status (OK / unter 11 Stunden / unter 10 Stunden). Rechne mit
 den Uhrzeiten aus Tabelle A, nicht geschätzt.
C) Tagesprüfung und Wochenprüfung: Arbeitszeit je Person und Tag, Pausenregel
 erfüllt ja oder nein, Wochensumme gegen Vertragsstunden.
D) Liste aller Verstöße, Markierungen und unbesetzten Zeiten. Wenn es keine
 gibt, schreib das ausdrücklich. Ändere den Plan erst, wenn ich darum bitte.

Der Prompt rechnet für dich, er entscheidet nicht für dich. Lies Teil B vor dem Aushang, denn dort stehen die Fehler, die im fertigen Raster nicht auffallen.

Also welches

Bei bis zu acht Leuten mit festen Schichten: kauf nichts. Nimm die Tabelle, lass ChatGPT mit dem Prompt oben entwerfen oder prüfen, und lies unseren Leitfaden für einen fairen Dienstplan, denn die Fairness über vier Wochen prüft keine KI für dich.

Wenn du Schichten und Bedarf selbst festlegen und nur die Besetzung automatisieren willst: Papershift Premium bei einem Team ab 16 Leuten, gastromatic, wenn du einen Gastronomie-Spezialisten mit deutschem Hosting willst und mit drei Monaten Kündigungsfrist leben kannst.

Wenn dein Team aus vielen Aushilfen besteht und du Ausfälle und Tausch per Chat regeln willst: Ordio. Der Pauschalpreis pro Standort wird mit jedem zusätzlichen Namen günstiger, und Nano übernimmt die Suche nach Ersatz. Rechne mit 149 € statt 99 €, weil die Zeiterfassung erst im Plus-Tarif steckt.

Wenn die Besetzung aus deinen eigenen Umsätzen kommen soll und deine Kasse angebunden ist: Das ist der Fall, für den wir Super44 gebaut haben. Mit 49 € inklusive MwSt. sind wir bei zwölf Leuten die günstigste App auf dieser Liste, die selbst entwirft, und du gibst jeden Plan frei. Wenn deine Wochen sich ohnehin wiederholen, lohnt sich dagegen der Blick auf Planday, sobald der Auto-Dienstplaner in Deutschland freigeschaltet ist.

Und wenn die eigentliche Frage ist, warum die Stunden jeden Monat aus dem Ruder laufen, löst das keine KI. Dafür ist unsere Analyse zu den Ursachen von Überstunden der bessere Startpunkt, und für die Minijob-Grenzen im Detail unser Beitrag zum Minijob in der Gastronomie.