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Kassenbuch und GoBD: So machst du den Tagesabschluss prüfungssicher (2026)

Bargeld täglich zählen, Kassenbericht schreiben, Differenzen sofort festhalten: So führst du dein Kassenbuch so, dass Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung dich nicht aus der Ruhe bringen.

Alex Riesenkampff

29. September 2026 · 14 Min. Lesezeit · Markdown

Du zählst jeden Geschäftstag das Bargeld, vergleichst es mit deinen Aufzeichnungen und hältst das Ergebnis schriftlich fest. So steht es in § 146 Absatz 1 Satz 2 AO: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Für eine offene Ladenkasse übersetzt der Bundesfinanzhof das in einen täglichen Kassenbericht, der auf einem tatsächlichen Auszählen beruht. Das Kassenbuch selbst hebst du zehn Jahre auf.

Ein Zählprotokoll mit jeder Münze ist nicht nötig, und eine bestimmte Form für das Kassenbuch schreibt die IHK Chemnitz nicht vor. Teuer werden in der Prüfung die Lücken: Tage ohne Zählung, ein Minus im Kassenbuch, Korrekturen ohne Spur.

Die aktuelle Fassung der GoBD stammt vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Die Änderung von 2025 betrifft im Kern die E-Rechnung und deren Aufbewahrung; wie du mit E-Rechnungen im Alltag umgehst, steht im Beitrag zur E-Rechnungspflicht in der Gastronomie. Hier geht es um Bargeld.

Was das Finanzamt von deiner Kasse verlangt

Die Pflicht ist im Gesetz kurz gefasst: täglich festhalten, nachvollziehbar führen, nichts unkenntlich ändern. § 146 Absatz 1 AO verlangt, Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Absatz 4 verbietet Änderungen, bei denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Absatz 6 dehnt diese Ordnungsvorschriften auf Bücher aus, die du freiwillig führst.

Was daraus im Betrieb folgt, hängt von der Kasse ab.

Zur elektronischen Kasse verlangt die IHK Chemnitz, alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar und vollständig aufzubewahren und Umsätze nicht zu verdichten. Die technische Seite (TSE, DSFinV-K, Meldung an das Finanzamt) behandeln wir im Beitrag zur Kassenmeldepflicht. Welche Systeme für welchen Betrieb passen, steht im Vergleich Bestes Kassensystem für die Gastronomie.

Die Pflicht zum täglichen Festhalten gilt für dein Bargeld, egal wie du deinen Gewinn ermittelst. Die IHK Chemnitz führt aus, dass buchführungspflichtige Unternehmer bei einer offenen Ladenkasse ein Kassenbuch führen müssen. Machst du eine Einnahmenüberschussrechnung, gewöhn dir trotzdem dieselbe Routine an. Wenn das Finanzamt nach einem bestimmten Dienstag fragt, ist ein Kassenbericht von genau diesem Dienstag die kürzeste Antwort.

Der Tagesabschluss in fünf Schritten

Ein prüfungssicherer Tagesabschluss dauert wenige Minuten, wenn du die Reihenfolge festlegst und nicht davon abweichst. Der Bundesfinanzhof beschreibt die Anforderung so:

Bei einer offenen Ladenkasse gibt es keinen Bon, der dir die Tageseinnahmen nennt. Deshalb steht der gezählte Endbestand am Anfang, und die Einnahmen ergeben sich rückwärts daraus. Die IHK Chemnitz zeigt das mit einem Beispiel für den 15. Januar:

Privatentnahmen und Einzahlungen auf die Bank kommen nach demselben Schema dazu. Privateinlagen, etwa das Wechselgeld, das du morgens nachlegst, und Abhebungen von der Bank ziehst du ab, sonst erscheinen sie als Einnahme. Deshalb braucht jede Entnahme einen Beleg, auch der Zehner, den du dir für den Parkautomaten nimmst: Fehlt er, stimmen die errechneten Einnahmen nicht.

Kartenzahlungen gehören nie durch die Bargeldkasse. Die IHK Chemnitz nennt es einen formalen Mangel, Kartenumsätze zuerst als Bareinnahme zu buchen und dann als Kassenausgang zum Bankkonto zu deklarieren. Trinkgeld, das bar aus der Kasse an das Team geht, bekommt eine eigene Zeile, sonst taucht es abends als Differenz auf. Wer den steuerlichen Umgang damit klären will, findet ihn im Beitrag zu Trinkgeld bei Kartenzahlung.

Nach einer langen Schicht kann der Abschluss auch am nächsten Morgen passieren. Die IHK Chemnitz schreibt, im Einzelfall könne die Aufzeichnung auch am Morgen des Folgetags erlaubt sein. Zur Gewohnheit sollte das nicht werden. Zähl abends wenigstens den Bestand und schreib die Summe auf einen Zettel mit Datum; den Bericht kannst du morgens nachtragen. Berichte, die alle mit demselben Stift in einem Zug entstanden sind, gelten laut IHK Chemnitz als Indiz für nachträgliches Erstellen.

Kassendifferenz: wann sie harmlos ist und wann sie teuer wird

Ein Fehlbetrag beim Zählen lässt sich erklären und buchen; ein Minusbestand im Kassenbuch ist dagegen ein Alarmsignal für jede Prüferin. Die beiden Dinge werden oft verwechselt. Ein Fehlbetrag entsteht, wenn du weniger Bargeld zählst als das Kassenbuch erwarten lässt. Ein Minusbestand bedeutet, dass das Kassenbuch rechnerisch weniger als null Euro in der Kasse ausweist. Die IHK Chemnitz erklärt, warum das nicht geht:

Wer einen Minusbestand hat, hat entweder Einnahmen nicht erfasst oder Ausgaben zum falschen Zeitpunkt gebucht. Aus Sicht des Finanzamts liegt der Schluss nahe, dass keine täglichen Kassenstürze stattfanden. Die IHK Chemnitz rechnet in dem Fall mit einem Sicherheitszuschlag mindestens in Höhe der Fehlbeträge. Ihr Beispiel: Ein Restaurant, das erst um 18 Uhr öffnet, bucht schon um 10 Uhr eine Barentnahme für den Wareneinkauf. Die Kasse war zu dem Zeitpunkt nach den Aufzeichnungen leer.

Für die Differenz beim Zählen gilt: Der gezählte Bestand ist maßgeblich.

Im Kassenbuch steht also, was gezählt wurde, und daneben die Differenz mit ihrer Ursache. Die IHK verlangt, Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge unmittelbar aufzuklären. Bei Diebstahl oder Unterschlagung sollst du das zeitnah dokumentieren und die Konsequenzen ziehen, sonst ist die spätere Berufung darauf oft weder glaubhaft noch beweisbar.

Was Gerichte zur Größe der Mängel sagen

Es kommt auf das Verhältnis an, nicht auf einen festen Euro-Betrag. Das Finanzgericht Münster hatte 2021 einen Imbiss mit elektronischer Registrierkasse zu beurteilen:

Das Gegenbeispiel liefert der Bundesfinanzhof im Juni 2025 an einer Diskothek, die mit bis zu fünf offenen Ladenkassen arbeitete. Die Tageseinnahmen jeder Kasse standen nur als Summe auf Zetteln, Einzelaufzeichnungen konnte der Betreiber nicht vorlegen.

Schwerer wiegt Leitsatz 1 desselben Urteils: Wo vorwiegend Bargeschäfte laufen, können Mängel der Kassenführung der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Entschieden ist das für eine Diskothek, aber ein Café, eine Bar oder ein Imbiss mit hohem Baranteil steht vor derselben Frage. Wer eine Bäckerei mit drei Verkaufstheken führt, zählt deshalb jede Kasse einzeln und schreibt für jede einen eigenen Bericht. Ein gemeinsamer Zettel mit der Tagessumme macht den Bestand der einzelnen Kasse nicht nachprüfbar.

Eine Grenze zieht der BFH dem Finanzamt allerdings auch. Nach Leitsatz 4 müssen Finanzamt und Finanzgericht das Ergebnis einer Schätzung nachvollziehbar begründen. Eine Zahl aus dem Bauch reicht nicht, und dagegen kannst du vorgehen.

Wie du eine Differenz festhältst

Ein vorgeschriebenes Formular für Differenzen gibt es nicht. Die Vorlage unten ist ein Vorschlag, der das festhält, was bei einer späteren Nachfrage zuerst gefragt wird: wann, wie viel, wer, was war die Ursache.

Datum: [TT.MM.JJJJ], Uhrzeit des Kassensturzes: [HH:MM]
Kasse: [z. B. Theke, Terrasse]
Soll-Bestand laut Aufzeichnung (inkl. Einlagen, Entnahmen, Bankbewegungen): [Betrag] EUR
Ist-Bestand gezählt: [Betrag] EUR
Differenz (Ist minus Soll): [Betrag] EUR
Gezählt von: [Name], Kontrolle durch: [Name oder "allein"]
Vermutete Ursache: [z. B. Wechselgeld falsch herausgegeben, Bon storniert, unklar]
Maßnahme: [z. B. Kassenlade am nächsten Morgen nachgezählt, Stornobon geprüft]
Unterschrift: [Name]

Bleibt eine Ursache unklar, schreib "unklar". Eine erfundene Erklärung fällt spätestens dann auf, wenn sie jede Woche gleich klingt. Wenn dieselbe Differenz in derselben Höhe wiederkehrt, steckt meist ein Ablauffehler dahinter: ein Wechselgeldfach, das nicht mitgezählt wird, eine Pfandrückgabe ohne Beleg, ein Storno ohne Bon.

Was bei Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung passiert

Die Kassen-Nachschau kommt ohne Ankündigung, und wenn sie etwas findet, geht das Finanzamt ohne weitere Anordnung in die Außenprüfung über. So steht es in § 146b AO. Der Amtsträger darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten, sich Aufzeichnungen und Bücher zeigen lassen und bei elektronischen Aufzeichnungen Einsicht oder Datenübermittlung verlangen. Bei Anlass wird der Übergang zur Außenprüfung schriftlich mitgeteilt.

Die IHK Pfalz fasst die Praxis nach dem BMF-Anwendungserlass zusammen: Auch offene Ladenkassen unterliegen der Nachschau. Ob ein Kassensturz stattfindet, liegt im Ermessen des Amtsträgers. Er darf inkognito Testkäufe machen und sich erst danach ausweisen, wenn er nicht öffentlich zugängliche Räume betreten will. Ist der Inhaber nicht da, müssen Mitarbeitende mitwirken, soweit sie dazu tatsächlich in der Lage und befugt sind.

Was das Finanzamt in der Gastronomie besonders anschaut, beschreibt der Rechtsanwalt Martin Figatowski von der Kanzlei GTK Steuerberater in einem Fachbeitrag vom Mai 2024:

Derselbe Beitrag nennt Hausbons, Schwund und Personalessen. Sie müssen in der Kasse erfasst oder zumindest durch Listen dokumentiert werden, sonst erschwert das die Prüfung und kann zu Schätzungen führen. Auch ein untypisches Verhältnis von Speisen- zu Getränkeumsatz ist laut Figatowski ein Prüfpunkt. Als Richtwert nennt er etwa 70 % Speisen und 30 % Getränke. Weicht dein Betrieb davon ab, etwa als Weinbar, halte die Erklärung schriftlich fest, bevor jemand fragt.

Die IHK Chemnitz nennt diesen Wert als übliche Größenordnung der Hinzuschätzung, mit dem Zusatz, dass die Höhe vom Ausmaß der Mängel abhängt. Für ein Café mit 400.000 € Jahresumsatz hieße das: Es wären bis zu 40.000 € Umsatz, die zusätzlich versteuert werden; fällig wird davon ein Anteil als Umsatz- und Einkommensteuer, nicht der ganze Betrag.

Super44 ersetzt weder Kassenbuch noch TSE. Es liest aber die Umsätze aus deinem Kassensystem automatisch ein (SumUp, orderbird, Lightspeed, gastronovi und weitere) und kann dir im Chat helfen, eine wiederkehrende Differenz einzuordnen oder deine Verfahrensdokumentation als Entwurf vorzubereiten. Die Anbindung ans Kassensystem gehört zu den kostenpflichtigen Tarifen; der Chat ist kostenlos.

Excel, Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation

Ein Excel-Kassenbuch ist nicht verboten, aber es darf keine Änderung ohne Spur erlauben. Die IHK Chemnitz schreibt, die Verwendung von Excel-Tabellen, bei denen eine Veränderung ohne Kennzeichnung jederzeit möglich ist, genüge nicht den Anforderungen. Das folgt aus § 146 Absatz 4 AO. Laut IHK Chemnitz sah das Finanzgericht Münster 2021 bei einem Betrieb mit offener Ladenkasse und Registrierkasse, der nur die summierten Werte in ein Excel-Kassenbuch eintrug, keinen Kassenführungsmangel, solange alle Belege geordnet vorlagen. Verlass dich nicht darauf, denn die eigentlichen Einzelaufzeichnungen kamen dort aus der Registrierkasse. Ein Kassenbuch-Programm mit Änderungsprotokoll oder ein festes Buch, in dem du Fehler durchstreichst statt zu überschreiben, ist der sichere Weg. Rechne nach, bevor du dafür bezahlst: Kassenanbieter führen das Kassenbuch oft als eigene Abo-Position, bei ready2order etwa mit 13,90 € netto im Monat zusätzlich zum Kassen-Abo. Was die Anbieter sonst noch getrennt abrechnen, steht in unserer Analyse der ready2order Kosten.

Das Kassenbuch bewahrst du zehn Jahre auf, Belege dazu acht. § 147 Absatz 3 AO nennt zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Die Frist beginnt nach Absatz 4 mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder der Beleg entstand. Wer unsicher ist, ob ein Papier Beleg oder Aufzeichnung ist, hebt es zehn Jahre auf. Bewahrst du Unterlagen auf einem Datenträger auf, müssen sie nach § 147 Absatz 2 AO jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Zuletzt die Verfahrensdokumentation. Die IHK Chemnitz empfiehlt, die Führung der Kassen in einer Organisationsanweisung verbindlich zu regeln. Sie sollte enthalten, wer verantwortlich ist, wann Bestandsaufnahme und Auswertung stattfinden, an wen die Kasse übergeben werden darf, wie mit Falschgeld umzugehen ist und wo das Bargeld liegt. Bei einer einzigen Kasse passt das oft auf eine Seite. Halte darin auch fest, wer bei einer Kassen-Nachschau Auskunft gibt, wenn du nicht da bist.

Kassenfehlbetrag und Personal: Was du abziehen darfst

Den Fehlbetrag einfach vom Lohn abzuziehen, hält vor Gericht meist nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat 1998 in einem Fall mit Kassenfehlbeständen entschieden, dass die Grundsätze der beschränkten Arbeitnehmerhaftung auch für Kassenbestände gelten. Der Arbeitgeber muss das Verschulden und dessen Grad darlegen und gegebenenfalls beweisen. Zur vertraglichen Mankoabrede heißt es in Leitsatz 4:

Wer eine Mankoabrede will, muss also einen Ausgleich zahlen, etwa ein Mankogeld. Die IHK Chemnitz nennt dafür 16 € im Monat, die pauschal lohnsteuerfrei bleiben. Ob das für dein Team ein gleichwertiger Ausgleich ist, entscheidet im Streit ein Gericht. Sprich vorher mit einer Arbeitsrechtlerin oder einem Arbeitsrechtler.

Dazu kommt ein praktischer Grund. Wer nach jeder Schicht für zehn Euro Differenz geradestehen muss, zählt nervös und schreibt im Zweifel eine Zahl hin, die passt. Genau diese geglätteten Zahlen machen ein Kassenbuch unglaubwürdig. Besser funktioniert eine einfache Abmachung im Team: Eine ehrlich notierte Differenz hat für niemanden Folgen. Kommt dieselbe Differenz immer wieder, suchst du gemeinsam den Fehler im Ablauf. Bei Verdacht auf Unterschlagung dokumentierst du zeitnah und ziehst Konsequenzen, wie es die IHK Chemnitz beschreibt.

Was du ab heute Abend anders machst

Zähl jeden Abend, schreib den Bericht in wenigen Minuten und überschreib nie einen alten Eintrag. Das gilt für die Schublade genauso wie für die Kasse mit TSE. Abweichen darfst du selten: Nach einer langen Schicht kann der Bericht im Einzelfall am Morgen des Folgetags entstehen, wenn du den Bestand am Abend gezählt und notiert hast. Bei mehreren Kassen führt jede einen eigenen Bericht. Bei Karten- und Bargeldmix trennst du beide von Anfang an.

Ein Steuerberater lohnt sich, wenn du mehrere Standorte hast, wenn dein Kassenbuch Lücken aus der Vergangenheit zeigt oder wenn eine Prüfung angekündigt ist. Du solltest deine Routine ändern, wenn die Differenzen über Wochen in dieselbe Richtung gehen, wenn Storno-Bons sich häufen oder wenn du regelmäßig morgens nachträgst, was abends nicht mehr ging. Lass die Finger davon, Werte im Nachhinein zu glätten, eine Differenz auf null zu runden oder sie mit dem Lohn zu verrechnen, bevor du die Rechtslage geklärt hast.